# Bestuursvergadering V

- **Datum**: 10/10/2020 19u
- **Locatie**: Jitsi
- **Aanwezig**: Flynn, Bobby, Pcassima, Fk, Arnhoudt, Mel, Hons
Jan-Pieter, Abe, Felixiaan

Nice; Epic
    - Flonn 2020
    
# Goedkeuring afgelopen verslagen
- Verslag vergadering 3
    - Goedgekeurd
- Verslag vergadering 4
    - Goedgekeurd

# Financiën
Bankoverdracht is gebeurd; rekening op flynn en P-J's naam, maar er moeten extra documenten worden ingedient.
Op dit moment geen toegang tot de rekening tot de documenten worden goedgekeurd.
Dinsdag afspraak bij de bank.


Overlopen financiële status kan niet want geen toegang.
We hebben nog 22 dagen om veel geld uit te geven.
Hadden 1900 subsidiebudget, waarvan al 450 al ingedient.
Bij subsidieherverdeling nog eens 300 eur erbij.
Op 2 november moeten we weten wat we gaan doen met het geldt
**finale deadline 23 november**

Voorstellen:
Zeus-banner voor op events (€70)
Nieuwe bakjes voor in de kast
Merch voor dingen
Uitgaven voor OBUS
Crew & Admin T-Shirts voor tijdens de events
Als kelder populair & als we niet gratis open mogen na 22:30, kunnen we voor €35 per uur de kelder langer opendoen

We gaan door de notion en beslissen welke dingen we al zeker willen kopen met onze subsidies

## Hydra-subsidies:
€1200 EUR voor hydra
herverdeling van dingen die niet meer kunnen door corona
misschien adverteren in schamper (schamper heeft ook online adverteren)[advertentiebrochure](https://www.schamper.ugent.be/files/advertentiebrochures/Schamper_advertentiebrochure_2020-2021.pdf)
arhoudt maakt advertenties
we kijken naar balpennen
we kijken of we eten kunnen maken voor codenights, anders eten kopen voor mensen die actief meewerken.

## Flexpo geld

Gaat nog wel ffe duren. Is aan het bewegen in de UGent. ~Jochen merlier

## €250 stad gent geld
Gaat nog duren. Stad Gent -> UGent -> ZeusWPI


## Overschakelen naar LEDGER (PTA)
Penning ziet het zitten
wat met volgende penningen?
Eerst over de structuur nadenken


# Sysadmin

# MEER SERVERS (NOG STEEDS)
we hebben nu een codimd (hallo)

# Projecten

# License van HALDIS
Haldis heeft een MIT license, waarbij iedereen de code gewoon kan nemen.
Midguard vind dat niet zo tof dat de code in een non-free project kan worden gebruikt
Andere mensen hebben liever dat de code gebruikt wordt, gelijk waar
Midguard wil niet echt verder werken aan haldis onder de MIT license.
Liever aGPL
Kan alleen nieuwe code onder de nieuwe license
We moeten niet aan iedereen vragen om de license te veranderen onder de MIT (als we het niet retroactief doen)
discussie over of we dit willen
Meningen: Mel + Bobby + Hannes zijn voor de wijziging naar aGPL, J is tegen, de rest heeft (nog) geen sterke mening

Vragen aan de contributers?

# 12urenloop
VOrig jaar gecancelled door covid
Development werd op pauze gezet
Gepraat met Bryan; ze zijn nog niet zeker of het doorgaat, maar onze kant moet wel af zijn voor als het zou doorgaan.
We doen waarschijnlijk best alsof het doorgaat

Abe moet nog eens kijken naar het project (deps, ...) voor we codenights kunnen beginnen
**Hardware moet worden aangekocht**

Timeline:
Tegen november weet abe wat er nog moet gebeuren?
In november starten aan de hardware & software

Liefst volledig klaar eind maart (om testruns enz te kunnen doen)

Deadline: April

ergens ook een codeweek, al dan niet in de kelder
Proberen zoveel mogelijk mensen te betrekken, zodat er genoeg code kan geschreven worden.

()

# Gandalf
Stof van gandalf geblazen
lox heeft de deps en ruby upgedated

Misschien gandalf skinnen voor zeus
maar bespreking met FK over updates etc
FLYNN moet het fk contacteren, maar hij vergeet het altijd :/

Gandalf op termijn over de hele uni, maar dat vreaagt wel aanpassingen.
In flynn's hoofd: Misschien ook interessant voor de DSA

# OBUS
Der is niks nieuws sinds de vorige vergadering
Plannen: het is moeilijk om aan obus te werken als de kelder niet open kan, want het is hardware
In het 2de semester OBUS te doen, 1st semester electronica-workshop

# G2
PLS DEPLOY
Iedereen heeft veel werk
Graag in gebruik nemen zodat we zien wat er nog moet gebeuren, dat motiveert ook de mensen die er aan werken

# KELDER

Kelder is dicht
Moet gereserveerd worden -> Bestuur werkt eraan
We hebben een DSA goedkeuring, maar we wachten nog op een centauro
Als centauro ook goed is, dan kunnen we normaal dagelijks de kelder gebruiken
Nog altijd reservaties, met KERS

Plastic schermen -> vragen aan ugent

Kelder openhouden na 22:30
- Eerst kijken of er interesse is
- normaal moeten we we betalen na 22:30
- aan de decaan vragen of we effectief zouden moeten betalen

# KERS
MOET UPDATE KRIJGEN AAN HET ALGORITME, LOX WOU MISSCHIEN WEL HELPEN

Ook een how-to toevoegen

# EVENTS

# evaluatie van vorige
2 Linux install parties
- Vrij goed verlopen
- Eerste was minder volk, 2 mensen waren ingeschreven maar zijn niet afgekomen
- meer reclame, zoals bij de 2de
- meer duidelijk het einduur te laten weten, zeker met corona
- misschien een buffer (30min) in de reservatie om op te zetten en af te breken
- misschien meer ventileren want dat stond in het draaiboek
- Regels werden geprojecteerd, want dat was duidelijk voor de deelnemers
- regels werden gevolgd
- volgende draaiboeken mondmaskers af als je zit op een goede afstand

Plaintextaccounting talk
- De helft van het bestuur was aanwezig dus kleine nabespreking
    - Jitsi is niet echt goed voor streaming
    - misschien ugent dingen gebruiken om te streamen
    - anders kijken naar andere streaming services
    - Misschien een capture card om de HDMI out van de DICT dingen te gebruiken
    - of een ander systeem van DICT om direct naar YOUTUBE te streamen
        - Dict is gratis
    - Streaming via opencast, maar das enkel via ugent-studenten
    - maar de stream zelf (file via vlc) zit niet achter authenticatie, dus opencast zou wel werken
    - Een chat voor vragen is handig
        - liever specifiek een chat 
    - We hebben iets nodig dat kan bufferen
        - we staan open voor suggesties
    - We zijn van plan om met zeus PTA te gebruiken dus talk is geslaagd

# planning volgende
MEER EVENTS

We proberen elke week, als er tijd is

- Volgende week goedkeuring voor een codenight, maar er is niet veel tijd om een specifieke codenight te doen we doen dus een algemene codenight (kelder maar in een ander lokaal)
- Voor de esotherische codenight reservatie op de 19de, zodat er tijd is voor reclame
    - We moeten zeker announcements maken
- LAN-Party (WEEK 6 - 30 october, 31oct afbraak)
    - GUHO heeft een reservatie op 31
        - Het plan was om dan op te ruimen omdat wij maar tot 23:00 kunnen doorgaan
        - GUHO wilt vroeger beginnen dan hun reservatie
    - Oook zeker op tijd beginnen met announcements
    - We is de voortrekker? Arnhoudt weet niks van simon, maar ARnhoudt wil het wel opnieuw proberen
        - als iemand het heel graag wil doen mag dat ook
        - hopelijk deze keer wel
    - Hoe corona-Proof (bv couch-gaming, eten, plaatsen)
    - Samen met WiNA? Hulp van WiNA? Preases van WiNA wil graag samenwerken
        - flynn stuurt om te kijken welke samenwerkingen mogelijk zijn
        - Als we WiNA ook uitnodigen, hebben we dan genoeg plaats om onze leden en WiNA leden beide uit te nodigen?
            - puliek -> 200 mensen
            - niet-publiek -> 50 mensen
            - Zeus leden voorang?
            - WiNA een beetje betrekken, of echt samen iets organiseren
            - WiNA heeft een groter bestuur, dus het zal waarschijnlijk niet meer werk zijn om samen te werken
            - Sfeer zal moeilijker zijn met corona
                - Als we met WiNA samen werken kunnen we de zalen beter vullen
                    - ook met de coronamaatregels gaat het moeilijker zijn om alle personen te managen en de regels te houden
                        - we bespreken het eens met WiNA en verkennen het eens
                            - Arnhoudt vindt het goed
                                - hoeveel dieper gaan deze puntjes nog gaan???
                                    - 5 meter
                                        - :O
                                            - :stuck_out_tongue:

- Week 5 normaal gezien kelder open (zie # kelder)

- Workshop Pieter-Jan over electronica, liefst dit semester
    - P-J moet zijn plan laten weten
    - Waarschijnlijk eind semester
    - Mogelijk week 10?
        - P-J zegt dat dat haalbaar is

- Pannenkoeken en Jenever Codenight
    - moeilijk, corona
    - geen Jenever (geen sterkedrank)
    - Waarschijnlijk geen pannekoeken
        - => Waarschijnlijk dus niet mogelijk
            - Misschien een alternatief?
                - Iets anders om het jaar af te sluiten, met ander eten en geen sterke drank
                    - corona & depressie-codenight -Flynn
                    - Mate & Chinees?
                    - Cola en wafels?
                    - Bier en frieten?

- ZeusTP
    - Alternatief voor HTTPizza
    - gepland voor dit semester
    - Challenges over een netwerk
    - mensen die toegang hebben tot de repo kunnen niet meedoen met het event

- Nog een talk
    - welk onderwerp?
        - als er niks wordt gevonden, kan P-J wel electronica-theorie geven
            - als hij zeker is van een talk kan dat wel vast worden gezet
    - Nu op week 7, verplaatsen naar week 8

 - CTFs
     - Al geweest
     - Dus uit eigen initiatief
     - In maart de Belgian CSC

# TSHIRTS
Als we iets uitzonderlijk willen belonen kan dat misschien met een tshirt?
- aan wie? Wanneer?
    - we bekijken het op het moment zelf, regels neit te vast

# Volgende open vergadering fysiek
- in a3?
- 27 okctober

# VARIA
Oproep aan bestuur om zoveel mogelijk communicatie te voeren in het open bestuur kanaal
- Het is moelijk om te volgen welke dingen we mee bezig zijn
- experiment



<(-(-)-)>
Hons
