# Bestuursvergadering XIV, 2021-03-31

Aanwezigen:
- Bestuur:
    - Flynn (le zitter)
    - Francis.
    - Foxie
    - Bobby (griffier van de vergadering)
    - Hons
- Robbe
- Leden:
    - Jan-Pieter
    - Midgard
    - Felixiaan
    - Loxie Boi
    - Niko
    - Silvius
    - Elo
    
Verontschuldigd:

- Pieter-Jan (bestuur: penningmeester)


## Vorig verslag
staat nog niet op gitlab, ~~midgard of~~ lox fixt het

## Financiën
### TODO
- Hebben €250 gekregen (normaal gezien, we kunnen dat niet checken atm)
- We moeten Pieter-Jan eens pingen, om de oude rekeningafschriften te uploaden bij de ledger voor geschiedenis.
- Jasper pingen over het reverse-engineeren van de app. Hoe af is dat? Is hij van plan die af te werken?
- Eens opnieuw checken of er een Belgische bank een api aanbiedt, of of dat via een externe app lukt. Eens kijken of via: https://cake.app/ je andere mensen toegang kan geven.
### Discussiepuntjes
Veranderen van bank? Welke? Timpy had aangehaald dat KBC niet goed is voor klimaat. Maar is €2000 het wel waard als het lastiger is voor ons? Triodos (€3/maand) is een optie, KBC (gratis rekening) heeft features, maar zijn die nodig? Wat we willen: meerdere mensen toegang en bankkaart geven (bij KBC kan dat zonder zakenrekening te openen, Flynn "wil wel eens navragen" of dat bij Triodos ook kan), digitale access (voor Tab). Nog 2 jaar wachten voor Of webscraping

## Sysadmin

F wil alles naar GitHub Actions switchen. "Hoe werkt dat samen met GitLab?" "Niet." Francis had een beetje gemist dat dat gevraagd was geweest vorige vergadering. Van Travis kunnen we wel naar GH Actions gaan, Travis ondersteunde ook enkel GHA, maar als er dan geswitcht wordt, liever iets dat ook voor onze GitLab-repo's werkt.

Reminder aan Bobby: GSR-sites deleten.

Status Docker Framaforms: nog verder voor te kijken. (atm veel warnings :p)

## Projecten

### 12urenloop
Niet dringend, er is geen normale 12ul dit jaar.

Hannes contacteert Arne, datum pinnen voor een meeting voor update

### Hydra
Er is merch en ook nieuw budget, en gebruik van de app vermindert

- Bobby: "nu wat online ads runnen, wanneer iedereen terug op campus is, hard gaan op fysieke merch"
- Misschien een flyer steken bij studentenwelkomstpakket
- 10 000 inschrijvingen/jaar, 10 000 flyers = €50, 10 000 balpennen = €3500 btw excl. Misschien kan er meer budget losgeweekt worden bij GSR hiervoor
- Balpennen > flyers, want flyers gooit iedereen weg
- UGent heeft ook eigen drukdienst
    
Er is meeting op dinsdagavond 6 april 20u, de rest wordt dan besproken :)

### Zauth
Felixiaans conclusie was "maintainibility van Zeusprojecten is overrated", maar onze centrale authenticatieservice is wel belangrijker

Is een blocker voor data bijhouden over gebruikers

Flynn wil tegen einde paasvakantie een MVP hebben, en nodigt mensen uit te helpen

Maarten wil wel helpen met frontend

Ook nodig om "leden" nu eens te definiëren

## Events

Gamenight was oké

Filmavond was oké. Voorstel voor volgende keer, ook comedyavond ipv enkel films, bv *Wim Helsen en het jaar van de prutser* of Bo Burnham

### Gamejams

[Algemene discussie welke jam, Zeno-jam of Ludum Dare of zo]

We kiezen Ludum Dare omdat die groter is en er voor de Zeno-jam weinig voorbereidingstijd is. 

Idee: na de jam een review/stemronde organiseren, intern in Zeus en wat prijzen uitreiken. Eventueel via Gather.town of zo

Idee: prijzen in categorien: "beste art" "beste soundtrack" "beste mechanics"

### HOT / OSM

Flynn's idee: 'er eens een avond mee bezig zijn'
- 17 april
- heeft heel specifieke instructies
- is adh van sattelietbeelden
- Midgard gaat de mappers begeleiden, Lox komt ook

### Lightning talks

7 (+ 1 offline) mensen die willen spreken. 

Zal online zijn omdat we anders te lang moeten wachten. 1 onderwerp kan enkel irl, dus zal niet op deze editie lukken :( .

We kiezen voor week 11, in de hoop dat de studententuin zal lukken. We zouden om 19u30 starten zodat we zeker voor de avondklok klaar zijn. Foxie Boi stuurt deelnemers een datumpicker voor die week.

### OpenTTD
Voorstel van Midgard
1 avond OpenTTD spelen om zo heel de map te maken. Dan heb je niet de long-term time commitment. 
Gepland op 10 april

## Algemeen

### Verkiezingen
- Idee: functieprofiel opstellen (of stelen vd gsr)
- We moeten polsen naar kandidaten
- Organiseren we fysiek if possible

### Wie is lid / statuutwijziging
- Bij OSM gaat een licentieverandering zo: contributors die in de laatste maanden geëdit hebben, krijgen een uitnodiging en moeten binnen de zoveel tijd hun stem uitbrengen, mensen die niet reageren tellen niet mee
- Bij PRIME is het het oud bestuur dat een nieuw bestuur stemt

Hoeveel "leden" zijn er? Zauth kan helpen bij dat oplossen
- Vragen om bij herbevestiging engagement te bevestigen om op stemming aanwezig zijn
- Elo haalt aan dat ze wel mails wil krijgen maar wss dat engagement niet wil aangaan, misschien ook een definitie maken van "actief/stemgerechtigd lid"
- Robbe vindt "actief lid" aanvankelijk niet zo'n goeie filter

[Uitgebreid debat over wie te tellen als lid, wie "uit te sluiten" van stemming en over wie stemrecht heeft op bestuursverkiezingen]
Geen sluitende conclusie. Flynn organiseert nog verdere gesprekken.

Ideeën: 
- Vragen aan ledenbestand om lidmaatschap jaarlijks te bevestigen, voor telling
- Enkel studenten stemrecht geven
- Bij statuutwijzigingen online stemming, iedereen die gehoord wil worden, moet binnen zoveel tijd reageren
- ~~Verkiezingen: minstens even veel leden als er nieuw bestuur moet gekozen worden. Als het niet gehaald wordt, opnieuw, daarna criterium halveren~~ Er stond daar niets over in de statuten, en Flynn wil dat ook niet invoeren dan
- [voeg hier uw idee toe]

Er liggen op dit moment 3 aanpassingen op tafel

- Concretere definitie van lid. Niet zomaar iedereen die zich ooit heeft ingeschreven
- Betere voorwaarden voor hoe een statuut gestemd moet worden. Atm kijken we naar rondmailen en rekening houden met elk (stemgerechtigd) lid dat reageert binnen een periode van bijv. 2 weken
- Definitie van stemgerechtigd lid om verder te vernauwen wie inspraak heeft op statuten en/of verkiezingen. We kijken hier naar bijv. student zijn (eventueel binnen de laatste x=2? jaar). Art 6 zegt nu dat het bestuur leden kan aanstellen, dit kun je doortrekken hier dat speciaal actieve leden stemgerechtigd kunnen gemaakt worden door het bestuur.

Deze wijzigingen moeten in draft en uiteindelijk in finale versie tijdig gecommuniceerd worden zodat er een correcte discussie gevoerd kan worden binnen de vereniging.

## Gedragscode
- Bestuur kan niet met de feedback (aka shitstorm) dealen. We willen dit een volgend bestuur niet aandoen.
- Bedoeling was dat dat door de leden gedragen kon worden, dat iedereen iedereen kan aanspreken. Niet dat het bestuur de verantwoordelijkheid heeft.
- Gecorreleerd probleem: alle berichten van bestuursmensen worden als 'de mening vh bestuur' gezien.
- Tips om aangenaam te zijn: geen backseat driving, subtl - isms, etc...
    - Meer focussen op mensen herinneren hoe ze 'aangenaam(er)' kunnen zijn.
- Guideline voorzien van een goed aantal specifieke voorbeelden. 
    - Bestuurkanaal ON TOPIC en niet vloeken
    - Projectkanalen niet de backlog begraven onder ongerelateerde discussies
- Het is een ledendocument, dat door alle leden gehanteerd moet worden. 
- Het bestuur moet hier wel ook achter staan. Bv. door een merge te approven.
    - Zo voorkom je ook edit wars

Template van Niko: 
Gedraag u als deftige mensen bij Zeus. [...]


Wat als iemand dat niet doet?
-> Spreek hem of haar er op aan.

Wat als het niet helpt of het is te erg?
-> Spreek het bestuur aan om een oplossing te vinden

### Discussie
- Motivatie ervoor:
    - Bobby: negatieve sfeer verminderen, chats waarbij je niet 'durft' participeren vermijden

- 2 documenten, eentje met 'spreek elkaar aan, problemen → bestuur' en eentje met de tips om niet per ongeluk een dick te zijn.
