drive/activiteiten/Knowledge Transfers/Draaiboek activiteiten.md

259 lines
6.1 KiB
Markdown
Raw Permalink Normal View History

2019-02-11 12:14:31 +01:00
Talk / Les
==========
- (T - 6 weken) Spreker regelen
- (T - 3 weken) Lokaal reserveren
- Goedkeuring reservatie doorsturen naar Katia
- (T - 12 dagen) Poster ontwerpen
- (T - 9 dagen) Poster laten afdrukken en ophalen
- (T - 9 dagen) Blogpost schrijven
- (T - 1 week) Posters ophangen (Sterre + Plateau)
- (T - 1 week) Facebook-event aanmaken + mensen inviten
- (T - 1 week) Aankondigen op Hootsuite
- (T - 1 week) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)
- (T - 1 week) Aankondigen op facebookgroepen van de verschillende
> jaren
- (begin van de week) Aankondigen in lessen
- (T - 1 dag) Attentie spreker kopen
- (T, vóór 16u) Sleutel ophalen
Introductiedag
==============
- (T - 2.5 weken) Activiteit in de kelder bedenken
- (T - 2 dagen) Presentatie ontwerpen en voorbereiden
- (T - 1 dag) Pijlen afdrukken en ophangen
- \(T) Presentatie geven
- \(T) Mensen aanspreken en naar kelder lokken
Hydra-standje op Student Kick-Off
=================================
- (T - 4 weken) Inschrijven op SKO-site
- (T - 11 dagen) Flyers ontwerpen
- (T - 7 dagen) Flyers laten afdrukken
- (T - 7 dagen) Poster(s) ontwerpen
- (T - 2 dagen) Flyers ophalen
- (T - 2 dagen) Poster(s) afdrukken en ophalen
- \(T) Banner halen van Therminal
- \(T) Banner zetten, poster hangen, flyers klaarzetten, mensen aanspreken,
> flyers uitdelen
- \(T) Ook meedoen: e-ticket, touw, plakband, verdeeldoos, pc's, prijzen
- \(T) Loting houden
LAN-party
=========
- (juni) Lokaal (liefst podiumzaal, trechterzaal is ook goed) +
> drankenstock Therminal reserveren, vanaf 11u
- (juni) Apparatuur (2 projectoren) Therminal reserveren. Aanvragen
> via mail: projectorscherm + frigo + extra stoelen/tafels
- (T - 30 dagen) Sponsors zoeken
- (T - 30 dagen) Poster ontwerpen
- (T - 21 dagen) DICT vragen om thermwan + game-poorten beschikbaar te
> maken
- (T - 21 dagen) Deal voor eten tijdens LAN zoeken
- (T - 20 dagen) Poster laten afdrukken en ophalen
- (T - 20 dagen) Inschrijvingsformulier en andere LAN-pagina's online
> zetten
- (T - 18 dagen) Posters ophangen (Sterre + Plateau)
- (T - 18 dagen) Blogpost schrijven
- (T - 18 dagen) Facebook-event aanmaken + mensen inviten
- (T - 18 dagen) Aankondigen op Hootsuite
- (T - 18 dagen) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)
- (T - 18 dagen) Aankondigen op facebookgroepen van de verschillende
> jaren
- (T - 2 weken) Spelletjes & competities vastleggen
- (T - 2 weken) Evenementenbadge aanvragen bij DSA
- (T - 2 weken) Router maken (Liefst Token)
- (T - 2 weken) Dedicated gameserver maken met LGSM (Bv. Tweek)
- Naar huis meedoen omdat het niet getest kan worden binnen
> UGentNet
- (T - 2 weken) Zorg voor zitzakken voor couchgaminghoekje
- (T - 2 weken) Zorg dat verwarming Therminal in orde is
- (T - 2 weken) Denk na over zaalplan
- (T - 2 weken) Zorg voor FTP-server met warez +
> installatie-instructies
- (T - 2 weken) Zorg voor IRC-server voor LFG
- (T - 2 weken) Zorg voor prijzen (als de sponsors niets geven)
- (T - 2 weken) Zorg voor 4 beamers
- (T - 9 dagen) Token stresstesten
- (T - 1 week) Checklist maken van wat meemoet vanuit de kelder
- (T - 1 week) Zaalplan opstellen
- (T - 1 week) Bepaal wat er moet gezegd worden bij inkom
- Inschrijvingsgeld vragen
- Zeg welke competities er gespeeld zullen worden
- Zeg wat van eten er zal zijn en wanneer er zal besteld worden
- Gratis drankbonnetjes of drankje geven
- IP-adres van FTP- en IRC-server meegeven en quick guide om te
> verbinden
- Vriendelijk vragen om niet te torrenten
- (T - 1 week) Zorg voor voldoende verlengkabels en stekkerdozen
- (T - 1 week) Schema maken van wie (+auto?) wanneer (opbouw/afbraak)
> aanwezig is
- (T - 1 week) Competitievoorbereidingen af (custom maps e.d.)
- (T - 1 week) Herinneringsmail naar ingeschrevenen (praktische shit,
> gekozen compo's)
- (T - 1 week) Van Token een router maken
- (begin van de week) Aankondigen in lessen
- (T - 1 dag) Mensen aanmanen om geen sushi te gaan eten
- \(T) Drank op tijd in frigo steken
- \(T) Bestel 3x eten (18u, 21u, 0u)
Truien
======
- Bestelformulier maken en online plaatsen
- Blogpost schrijven
- Aankondigen op Hootsuite
- Aankondigen op mailinglijsten
- Reminder op social media
- Korting navragen bij Unigear
- Bestellen via Unigear
FOSDEM
======
- (T - 5 weken) Vervoer regelen
- (T - 1 week) Inschrijvingsformulier maken
- (T - 1 week) Blogpost schrijven
- (T - 1 week) Facebook-event aanmaken + mensen inviten
- (T - 1 week) Aankondigen op Hootsuite
- (T - 1 week) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)
- (T - 1 week) Aankondigen op facebookgroepen van de verschillende
> jaren
- (begin van de week) Aankondigen in lessen
VPW
===
- (T - 5 weken) Vervoer regelen
- (T - 3 weken / week vóór inschrijfdeadline) Posters van VPW zelf
> ophangen
- (T - 3 weken / \...) Inschrijvingsformulier maken
- (T - 3 weken / \...) Blogpost schrijven
- (T - 3 weken / \...) Facebook-event aanmaken + mensen inviten
- (T - 3 weken / \...) Aankondigen op Hootsuite (samen met
> voorbereidingswedstrijd)
- (T - 3 weken / \...) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)
- (T - 3 weken / \...) Aankondigen op facebookgroepen van de
> verschillende jaren
- (T - 3 weken / \...) Aankondigen in lessen
VPW-voorbereidingswedstrijd
===========================
- (T - 3 weken) Lokaal reserveren
- Goedkeuring reservatie doorsturen naar Katia
- (T - 2 weken) Oefeningen opstellen
- (T - 1 week) Prijs/Prijzen kopen
- (T - 1 week) Blogpost schrijven
- (T - 1 week) Facebook-event aanmaken + mensen inviten
- (T - 1 week) Aankondigen op Hootsuite (samen met VPW-reclame zelf)
- (T - 1 week) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)
- (T - 1 week) Aankondigen op facebookgroepen van de verschillende
> jaren
- (begin van de week) Aankondigen in lessen
- (T, vóór 16u) Sleutel ophalen