Merge branch 'verslag-vijf' into 'master'

Verslag van vergadering 5

See merge request bestuur/drive!29

verslagen/20-21/2020-10-10.md

@@ -0,0 +1,264 @@
+# Bestuursvergadering V
+
+- **Datum**: 10/10/2020 19u
+- **Locatie**: Jitsi
+- **Aanwezig**: Flynn, Bobby, Pcassima, Fk, Arnhoudt, Mel, Hons
+Jan-Pieter, Abe, Felixiaan
+
+Nice; Epic
+    - Flonn 2020
+    
+# Goedkeuring afgelopen verslagen
+- Verslag vergadering 3
+    - Goedgekeurd
+- Verslag vergadering 4
+    - Goedgekeurd
+
+# Financiën
+Bankoverdracht is gebeurd; rekening op flynn en P-J's naam, maar er moeten extra documenten worden ingedient.
+Op dit moment geen toegang tot de rekening tot de documenten worden goedgekeurd.
+Dinsdag afspraak bij de bank.
+
+
+Overlopen financiële status kan niet want geen toegang.
+We hebben nog 22 dagen om veel geld uit te geven.
+Hadden 1900 subsidiebudget, waarvan al 450 al ingedient.
+Bij subsidieherverdeling nog eens 300 eur erbij.
+Op 2 november moeten we weten wat we gaan doen met het geldt
+**finale deadline 23 november**
+
+Voorstellen:
+Zeus-banner voor op events (€70)
+Nieuwe bakjes voor in de kast
+Merch voor dingen
+Uitgaven voor OBUS
+Crew & Admin T-Shirts voor tijdens de events
+Als kelder populair & als we niet gratis open mogen na 22:30, kunnen we voor €35 per uur de kelder langer opendoen
+
+We gaan door de notion en beslissen welke dingen we al zeker willen kopen met onze subsidies
+
+## Hydra-subsidies:
+€1200 EUR voor hydra
+herverdeling van dingen die niet meer kunnen door corona
+misschien adverteren in schamper (schamper heeft ook online adverteren)[advertentiebrochure](https://www.schamper.ugent.be/files/advertentiebrochures/Schamper_advertentiebrochure_2020-2021.pdf)
+arhoudt maakt advertenties
+we kijken naar balpennen
+we kijken of we eten kunnen maken voor codenights, anders eten kopen voor mensen die actief meewerken.
+
+## Flexpo geld
+
+Gaat nog wel ffe duren. Is aan het bewegen in de UGent. ~Jochen merlier
+
+## €250 stad gent geld
+Gaat nog duren. Stad Gent -> UGent -> ZeusWPI
+
+
+## Overschakelen naar LEDGER (PTA)
+Penning ziet het zitten
+wat met volgende penningen?
+Eerst over de structuur nadenken
+
+
+# Sysadmin
+
+# MEER SERVERS (NOG STEEDS)
+we hebben nu een codimd (hallo)
+
+# Projecten
+
+# License van HALDIS
+Haldis heeft een MIT license, waarbij iedereen de code gewoon kan nemen.
+Midguard vind dat niet zo tof dat de code in een non-free project kan worden gebruikt
+Andere mensen hebben liever dat de code gebruikt wordt, gelijk waar
+Midguard wil niet echt verder werken aan haldis onder de MIT license.
+Liever aGPL
+Kan alleen nieuwe code onder de nieuwe license
+We moeten niet aan iedereen vragen om de license te veranderen onder de MIT (als we het niet retroactief doen)
+discussie over of we dit willen
+Meningen: Mel + Bobby + Hannes zijn voor de wijziging naar aGPL, J is tegen, de rest heeft (nog) geen sterke mening
+
+Vragen aan de contributers?
+
+# 12urenloop
+VOrig jaar gecancelled door covid
+Development werd op pauze gezet
+Gepraat met Bryan; ze zijn nog niet zeker of het doorgaat, maar onze kant moet wel af zijn voor als het zou doorgaan.
+We doen waarschijnlijk best alsof het doorgaat
+
+Abe moet nog eens kijken naar het project (deps, ...) voor we codenights kunnen beginnen
+**Hardware moet worden aangekocht**
+
+Timeline:
+Tegen november weet abe wat er nog moet gebeuren?
+In november starten aan de hardware & software
+
+Liefst volledig klaar eind maart (om testruns enz te kunnen doen)
+
+Deadline: April
+
+ergens ook een codeweek, al dan niet in de kelder
+Proberen zoveel mogelijk mensen te betrekken, zodat er genoeg code kan geschreven worden.
+
+()
+
+# Gandalf
+Stof van gandalf geblazen
+lox heeft de deps en ruby upgedated
+
+Misschien gandalf skinnen voor zeus
+maar bespreking met FK over updates etc
+FLYNN moet het fk contacteren, maar hij vergeet het altijd :/
+
+Gandalf op termijn over de hele uni, maar dat vreaagt wel aanpassingen.
+In flynn's hoofd: Misschien ook interessant voor de DSA
+
+# OBUS
+Der is niks nieuws sinds de vorige vergadering
+Plannen: het is moeilijk om aan obus te werken als de kelder niet open kan, want het is hardware
+In het 2de semester OBUS te doen, 1st semester electronica-workshop
+
+# G2
+PLS DEPLOY
+Iedereen heeft veel werk
+Graag in gebruik nemen zodat we zien wat er nog moet gebeuren, dat motiveert ook de mensen die er aan werken
+
+# KELDER
+
+Kelder is dicht
+Moet gereserveerd worden -> Bestuur werkt eraan
+We hebben een DSA goedkeuring, maar we wachten nog op een centauro
+Als centauro ook goed is, dan kunnen we normaal dagelijks de kelder gebruiken
+Nog altijd reservaties, met KERS
+
+Plastic schermen -> vragen aan ugent
+
+Kelder openhouden na 22:30
+- Eerst kijken of er interesse is
+- normaal moeten we we betalen na 22:30
+- aan de decaan vragen of we effectief zouden moeten betalen
+
+# KERS
+MOET UPDATE KRIJGEN AAN HET ALGORITME, LOX WOU MISSCHIEN WEL HELPEN
+
+Ook een how-to toevoegen
+
+# EVENTS
+
+# evaluatie van vorige
+2 Linux install parties
+- Vrij goed verlopen
+- Eerste was minder volk, 2 mensen waren ingeschreven maar zijn niet afgekomen
+- meer reclame, zoals bij de 2de
+- meer duidelijk het einduur te laten weten, zeker met corona
+- misschien een buffer (30min) in de reservatie om op te zetten en af te breken
+- misschien meer ventileren want dat stond in het draaiboek
+- Regels werden geprojecteerd, want dat was duidelijk voor de deelnemers
+- regels werden gevolgd
+- volgende draaiboeken mondmaskers af als je zit op een goede afstand
+
+Plaintextaccounting talk
+- De helft van het bestuur was aanwezig dus kleine nabespreking
+    - Jitsi is niet echt goed voor streaming
+    - misschien ugent dingen gebruiken om te streamen
+    - anders kijken naar andere streaming services
+    - Misschien een capture card om de HDMI out van de DICT dingen te gebruiken
+    - of een ander systeem van DICT om direct naar YOUTUBE te streamen
+        - Dict is gratis
+    - Streaming via opencast, maar das enkel via ugent-studenten
+    - maar de stream zelf (file via vlc) zit niet achter authenticatie, dus opencast zou wel werken
+    - Een chat voor vragen is handig
+        - liever specifiek een chat 
+    - We hebben iets nodig dat kan bufferen
+        - we staan open voor suggesties
+    - We zijn van plan om met zeus PTA te gebruiken dus talk is geslaagd
+
+# planning volgende
+MEER EVENTS
+
+We proberen elke week, als er tijd is
+
+- Volgende week goedkeuring voor een codenight, maar er is niet veel tijd om een specifieke codenight te doen we doen dus een algemene codenight (kelder maar in een ander lokaal)
+- Voor de esotherische codenight reservatie op de 19de, zodat er tijd is voor reclame
+    - We moeten zeker announcements maken
+- LAN-Party (WEEK 6 - 30 october, 31oct afbraak)
+    - GUHO heeft een reservatie op 31
+        - Het plan was om dan op te ruimen omdat wij maar tot 23:00 kunnen doorgaan
+        - GUHO wilt vroeger beginnen dan hun reservatie
+    - Oook zeker op tijd beginnen met announcements
+    - We is de voortrekker? Arnhoudt weet niks van simon, maar ARnhoudt wil het wel opnieuw proberen
+        - als iemand het heel graag wil doen mag dat ook
+        - hopelijk deze keer wel
+    - Hoe corona-Proof (bv couch-gaming, eten, plaatsen)
+    - Samen met WiNA? Hulp van WiNA? Preases van WiNA wil graag samenwerken
+        - flynn stuurt om te kijken welke samenwerkingen mogelijk zijn
+        - Als we WiNA ook uitnodigen, hebben we dan genoeg plaats om onze leden en WiNA leden beide uit te nodigen?
+            - puliek -> 200 mensen
+            - niet-publiek -> 50 mensen
+            - Zeus leden voorang?
+            - WiNA een beetje betrekken, of echt samen iets organiseren
+            - WiNA heeft een groter bestuur, dus het zal waarschijnlijk niet meer werk zijn om samen te werken
+            - Sfeer zal moeilijker zijn met corona
+                - Als we met WiNA samen werken kunnen we de zalen beter vullen
+                    - ook met de coronamaatregels gaat het moeilijker zijn om alle personen te managen en de regels te houden
+                        - we bespreken het eens met WiNA en verkennen het eens
+                            - Arnhoudt vindt het goed
+                                - hoeveel dieper gaan deze puntjes nog gaan???
+                                    - 5 meter
+                                        - :O
+                                            - :stuck_out_tongue:
+
+- Week 5 normaal gezien kelder open (zie # kelder)
+
+- Workshop Pieter-Jan over electronica, liefst dit semester
+    - P-J moet zijn plan laten weten
+    - Waarschijnlijk eind semester
+    - Mogelijk week 10?
+        - P-J zegt dat dat haalbaar is
+
+- Pannenkoeken en Jenever Codenight
+    - moeilijk, corona
+    - geen Jenever (geen sterkedrank)
+    - Waarschijnlijk geen pannekoeken
+        - => Waarschijnlijk dus niet mogelijk
+            - Misschien een alternatief?
+                - Iets anders om het jaar af te sluiten, met ander eten en geen sterke drank
+                    - corona & depressie-codenight -Flynn
+                    - Mate & Chinees?
+                    - Cola en wafels?
+                    - Bier en frieten?
+
+- ZeusTP
+    - Alternatief voor HTTPizza
+    - gepland voor dit semester
+    - Challenges over een netwerk
+    - mensen die toegang hebben tot de repo kunnen niet meedoen met het event
+
+- Nog een talk
+    - welk onderwerp?
+        - als er niks wordt gevonden, kan P-J wel electronica-theorie geven
+            - als hij zeker is van een talk kan dat wel vast worden gezet
+    - Nu op week 7, verplaatsen naar week 8
+
+ - CTFs
+     - Al geweest
+     - Dus uit eigen initiatief
+     - In maart de Belgian CSC
+
+# TSHIRTS
+Als we iets uitzonderlijk willen belonen kan dat misschien met een tshirt?
+- aan wie? Wanneer?
+    - we bekijken het op het moment zelf, regels neit te vast
+
+# Volgende open vergadering fysiek
+- in a3?
+- 27 okctober
+
+# VARIA
+Oproep aan bestuur om zoveel mogelijk communicatie te voeren in het open bestuur kanaal
+- Het is moelijk om te volgen welke dingen we mee bezig zijn
+- experiment
+
+
+
+<(-(-)-)>
+Hons