Add vergadering I

verslagen/20-21/2020-07-05.md

@@ -0,0 +1,126 @@
+# Bestuursvergadering 1
+
+Datum: 5 juli 2020
+Locatie: Bij Robbe thuis
+
+Voorzitter: Maxime
+Vice: Sammy
+Penning: Pieter-Jan
+Project: Hannes en Arnhoudt
+Sysadmin: Francis en Jasper
+Leden: Arne, Robbe, Yasmine, Arthur
+
+Verslag: Robbe
+
+## Agenda
+
+### Kelder
+
+#### Mogelijke heropening
+
+- We gaan elkaar lang niet meer zien, dus willen we nu afspreken wat er gaat gebeuren met de kelder
+- De kelder gaat 13 juli normaal open, dit mag doorgecommuniceerd worden.
+    - Van ons konvent hebben we nog niets gehoord, maar gelukkig zit Zeus overal en weten we het toch
+- Er gaan wel regels opgelegd worden
+  - Een maximaal aantal mensen (ong 4)
+    - Iedereen moet geregistreerd worden
+      - We werken met een sheet waar er minstens een bestuurslid aanwezig moet zijn
+	- Daarna kunnen Zeusleden reserveren om er bij te gaan
+      - Slotmachien niet aan, enkel mensen met sleutel mogen binnen
+    - Aantal moet nagevraagd worden
+  - Mondmaskers zijn niet per se nodig, ontsmetting en zo wel
+    - Die dingen kunnen we gaan halen bij de vakgroep
+- Eigenlijk enkel open voor de essentiele werking van de vereniging
+  - We gaan het proberen doorvoeren dat codenights "essentieel" zijn
+  - We gaan ook wel zorgen dat de juiste mensen akkoord zijn en geen zotte beslissingen gemaakt worden
+  - We zijn ook bezorgd dat Zeus verder stil gaat vallen als er ook deze zomer niets gedaan wordt aan de projecten
+- Aangezien het bestuur een "voordeel" heeft op reservaties
+    - We gaan de bestuursleden die er niet zitten "in functie" ook gelijk behandelen als de leden
+- Google sheets gebruiken we liever niet
+    - We hebben iets nodig dat ook iets gelijkaardig kan, wat op zich niet veel is
+    - HackMD is een idee
+- Voor we beginnen moeten we meer info hebben van de permanentie
+    - Daarvoor kunnen we niets communiceren
+    - Als we die hebben kunnen we beginnen opstellen
+    - Arnhoudt wil hiervoor mailen
+- Leslokalen reserveren is in pricipe mogelijk als er een bestuurslid aanwezig is
+    - Dit is nog niet zeker, we moeten eerst weten wat mag van de permanentie
+
+#### Bijkomende vragen
+
+- Wat als we een race krijgen?
+    - Limieten op hoe vaak/hoe snel mensen mogen reserveren
+    - Voorrang aan mensen die aan projecten werken
+    - Gaat voor een stuk handmatig moeten bij conflict
+    - Jasper ziet het wel zitten om dat op te volgen
+- Wat als er last minute iemand bij komt?
+    - Mag niet want we moeten dat aan de permanentie doorgeven
+    - We moeten hier strikt in zijn
+
+#### Materiaal in de kelder
+
+- Wat doen we met het materiaal van de kelder dat waarschijnlijk weg mag?
+    - Eerst alles teruggeven aan de eigenaar
+    - De rest weggeven (verkopen?)
+    - Classificatie maken van dingen die van de UGent zijn en vragen wat we daarmee doen
+    - Ook nog eens aan het bestuur laten passeren voor we dingen wegdoen of weggeven
+    - Dan foto's doorgeven aan leden zodat mensen hun eigen dingen kunnen terugvragen
+    - Pieter-Jan wil een inventaris en status bijhouden
+    - Communiceren via mail etc en niet alleen Mattermost
+
+### Financiën
+
+- Pieter-Jan en Timo moeten eens samen zitten om dingen over te dragen
+    - Andere mensen zouden er ook bij kunnen zijn (Yasmine, Robbe, Jasper, Sammy, ...)
+- De bankkaarten worden nu doorgegeven zodat Pieter-Jan en Maxime al dingen kunnen doen, zij het op Robbe en Timo hun naam
+
+### Sysadmin
+
+- Massacantus wil een server
+    - We kregen de vorige keer een bak bier en 50 euro
+    - Francis is niets met bier, dus willen we ook Ice-Tea
+
+### Varia
+
+- Sammy komt met het idee om icoontjes te gebruiken om mails te checken in Mattermost
+     - :heavy_check_mark: Voor mails die nagelezen zijn
+     - :email: Voor mails die verstuurd zijn
+- Mail van Dawyndt
+    - Er gaat een reseratieding moeten zijn en de vraag was of Zeus daarbij betrokken wilde worden
+    - Vooral de tijd gaat een probleem zijn, om dat voor het begin van het academiejaar af te krijgen is moeilijk
+      - Daarnaast hebben we nu al moeite met onze eigen projecten in gang te houden
+    - Integratie in Hydra is ook een optie
+    - Het zou wel iets zijn dat we bij Zeus voor de kelder ook zouden kunnen gebruiken
+    - We willen ook niet echt verantwoordelijkheid daarover
+    - Niet afketsen, we zijn geinteresseerd maar de prioriteit nu ligt bij Zeus
+    - Vraag ook om het open-source te maken, dan gaan er waarschijnlijk wel leden bijdragen
+    - Arnhoudt gaat mailen
+- Chatplatform voor Informatica
+    - Verder bespreken volgende vergadering
+    - Als het dringender blijkt kunnen we op mattermost beslissen
+    - We hebben wel nood aan bescherming van dingen als plagiaat, overdreven dingen, ...
+    - Wie krijgt moderatierechten?
+    - Ze willen het van studenten laten komen, vandaar de vraag aan Zeus
+
+### Random niet-serieuze shit
+
+- Massacantus
+  - In plaats van bier iemand die naar de massacantus kan gaan
+    - Jasper vraagt hoeveel een ticket kost
+    - Sammy zegt dat niet iedereen kan een ticket kopen, je moet gedoopt zijn ofzo en dan is het 18 euro
+    - Stiekem is massacantus een Zeusproject in wording
+    - Sammy en Jasper vonden het leuk volgend jaar
+    - Wat vragen we daarvoor? Flynn zegt 500 euro maar ook dat de vergadering nog niet geopend is.
+ - Zeus is officieel gedaan nu lol, niemand was tegen :f: 
+    - We moeten een goed doel kiezen
+    - Flynn stelt zijn spaarrekening voor, wordt niet tegengestemd.
+    - De boot is ook een optie
+ - Flynn kan tellen want 5 + 8 = 13
+ - Zeus BBQ bij Flynn in augustus (?)
+ - Flynn breekt de lamp in de veranda van Robbe af
+ - Flynn dreigt Francis door het raam te gooien
+ - Iedereen moet nog eens vechten met Flynn voor stemrecht
+     - Sammy gaat Flynn uit de boot in het water YEETen
+ - We gaan onze mails outsourcen aan de zus van Flynn die ze deftig maakt voor 1 euro
+     - Automatic mail writer is ook een optie met NLP en AI en BLOCKCHAIN en al
+ - Flynn kan goed een vergadering leiden