verslag vergadering IV

verslagen/20-21/2020-09-23.md

@@ -0,0 +1,145 @@
+# Vergadering IV
+
+:::info
+Datum: 23 september 2020
+Aanwezigen: Francis., Hannes, Sammy, Pieter-Jan, Mel, Flynn, Jasper, Arnhoudt, Lox, Jan-Pieter, Timo, Dubbele Helixiaan
+:::
+
+## TODOs
+- Nieuwe doodle maken voor bankoverdracht #maxime
+- Fixen dat we kunnen streamen in some way voor PTA. Sturen naar Rien of noctua en vragen naar de stream mogelijkheden #ruben.
+    - jitsi stream?
+    - 2 micros
+    - centauro?
+- PTA: Zorgen dat mensen ook te laat nog binnenkomen (duidelijk in draaiboek)
+- md templates maken voor het draaiboek 
+- Doodle maken voor te weten wie wil helpen op de LIP #maxime
+- Groen licht krijgen van de DSA voor te kelderen
+- Melding voor de gedragscode plaatsen voor al de leden + vertrouwens persoon zoeken
+- We moeten zorgen dat leden hun bestelde mate krijgen. (En betalen)
+- Uitleg schrijven voor kers #Hannes
+- Melding sturen voor de merge
+- Mail sturen voor de volgende vergadering 
+
+## Financien
+### Bank doodle
+Doodle is outdated dus er moet een nieuwe komen.
+
+### Flexpo geld
+Mensen hebbben geholpen op de expo voor de herexamens en daarmee hebben we veel geld verdient. We moeten hiermee iets super cool doen. Poef heeft een heel groot deel van het geld verdient en daarom heeft hij een grote inspraak in wat we ermee doen.
+
+We maken een strawpoll waar mensen hun input kunnen geven. We vragen dan specifiek aan de mensen die hebben bijgedragen wat hun voorkeuren is en sturen dit ook door naar Poef die hier niet aanwezig is.
+
+We weten nog niet wanneer het geld komt of hoeveel het nu exact is.
+
+voor zaken die > 120 euro zijn maar die we wel graag snel en makkelijk zouden hebben kunnen we dan ook dat geld gebruiken ipv subsidiegeld tenzij we weer gelijk de frigo of de tv 2 jaar erop willen wachten. Als we het niet snel willen kunnen we eerst kijken het met subsidies eventueel te doen. Als we het sowieso niet met subsidies kunnen doen dan doen we gewoon een aankoop.
+
+## Sysadmin
+### Geld vragen aan FK voor hosten van Gandalf
+We vragen 100 euro voor het hosten van gandalf op onze server want we moeten  het wel verplaatsen van server.
+
+## Projecten
+### Linux install party
+Hannes gaat na gaan hoeveel eerste jaars er zouden naar de linux install party komen. Ook om ze aan te spreken om te komen.
+
+### DurfDoen
+Durfdoen is gepasseerd! (Het staat online)
+Er zijn een aantal foutjes gebeurt bij het managen van de leden die vrijwillig aan het project hebben gewerkt.
+
+### G2
+Er is verder gewerkt.
+
+## Events
+Events regelen is moeilijker geworden sinds corona.
+Er zijn inschrijving voor al de events. Ze mogen te laat komen als we dat in het draaiboek zetten.
+
+### Plain text accounting talk
+De plain text accounting talk is georganiseerd in A0 voor tot 50 mensen. Misschien zal er streaming zijn maar daar moet er meer onderzoek naar worden gedaan. (Via sprekers of DICT). We werken met inschrijvingen dus de nood aan micro's zal ook duidelijk worden over tijd.
+We laten mensen toe om ook te laat binnen te komen. (duidelijk weergeven in het draaiboek)
+
+### Linux install party
+De linux install party 1 en 2 zijn goed gekeurd.
+We hebben 8 mensen nodig voor deel 1 en 17 mensen voor deel 2.
+We moeten weten wie deze mensen zijn, maar we moeten het niet in het draaiboek opgeven.
+Er moet een doodle worden opgesteld voor te weten wie er wil helpen. Deze doodle word verstuurd in #announcements in mattermost
+We moeten duidelijk vermelden dat helpers hun eigen toetsenbord moeten mee nemen (wegens corona).
+We vermelden bij het binnen komen de corona regels (neem plaats op de witte stikkers, hou een mondmasker aan, ...)
+Nooit mondmasker af doen en niet eten.
+We voorzien ethernet op de linux install party maar het feit dat ze verder van elkaar zitten zal geen probleem zijn.
+We hebben 0 minuten voorbereidings tijd om de switchen en ethernet kabels te leggen. Dus we moeten alles goed voorbereiden zodat het deployen vlot gaat.
+Dit zal dus ook gebeuren terwijl de leden er al gaan zijn.
+
+### Lan Party
+De lan party is gepland voor de 6de week. We hebben de terminal gereserveerd voor de 30ste. We hebben pas sinds vandaag toegang tot centauro om evenementen in te plannen dus hier was een beetje vertraging. We gaan zeker nog goed moeten samen zitten om het draaiboek te maken. Events moeten stoppen om 1 uur dus dit is sws het einde van de lan party. We moeten nagaan of we de lan party moeten afbreken aan het einde. Als we dit de dag erna zouden mogen afbreken kan de lan party effectief tot 1 uur duren.
+
+## Algemeen
+
+### Update WiNA
+We hebben nauwere band met de WiNA.
+Ze hebben nu een mattermost voor de hele informatica.
+Zeus heeft een kannaal op deze mattermost voor announcements.
+WiNA is geïntereseerd in het samenwerken voor de lanparty van de wetenschappen.
+WiNA heeft een afspraak met een brouwen met voordelige prijzen en we gaan samen werken zodat wij ook goedkopere drank kunnen krijgen.
+We mogen ook hun drankstokage gebruiken zodat er meer plaats word bespaard in de kelder.
+
+### Kelder
+We hebben van de decaan toestemming om de kelder te gebruiken voor normale kelder activiteiten. We mogen dat niet gewoon doen van de DSA, we moeten daarvoor elke dag een activiteit indienen. We moeten de kelderregels aanpassen en dan kan de kelder open voor whatever. (Met inschrijvingen via kers). We moeten nog vragen of eten en drinken mag. (Zeker aangezien drank zelfbediening is). We gaan waarschijnlijk de hele tijd mondmasker moeten aanhebben.
+(Jasper wilt looplijnen)
+We kunnen dus nog niet direct terug open maar we proberen dit zo snel mogelijk te regelen.
+We maken 1 aanvraag die word goedgekeurd. En dan scripten we de andere.
+We moeten ook een risk model indienen voor elk event (via de website van de overheid). Dit bevat alles wat we doen en hoe we rekening houden met corona.
+We mogen deze pdf niet automatisch aanpassen.
+We kunnen maand per maand werken zodat de DSA niet alles moet weigeren als de regels veranderen.
+
+### Gedragscode zeus
+Er zijn de laatste maanden een aantal voorvallen geweest waarbij mensen zich oncomfortabel hebben gevoeld door wat er is gezegd op mattermost.
+Al de chatplatformen hebben dit en het is eigenlijk bijna een mirakel dat we dit nog niet hebben. Het doel is absoluut niet om iemand uit zeus te zetten. Dit is eerder een opleiding wat wij vinden dat onaanvaardbaar gedrag is, binnen zeus. Wanneer er dingen niet duidelijk zijn kan je een pull request maken en dan zullen we dit bekijken.
+Als er geen veranderingen in 2 dagen komen en het stond publiek dan word het gemerged.
+Als er conflict is gaat we het proberen uit te praten. Het is eerder als een hulpmiddel om te zorgen dat iedereen zich beter voelt.
+Dit is niet enkel voor mattermost, dit geld ook voor de kelder en alles binnen zeus.
+Het document is niet defenitief, de eerste versie is van kracht vanaf maandag.
+
+### vertrouwens persoon
+Momenteel staat er dat je iemand van het bestuur kan aanspreken
+Maar we willen 1 persoon die makkelijk aan te spreken zijn buiten het bestuur voor het geval dat er een conflict is met het bestuur.
+Bij de code of conduct doen we ook een oproep om een vertrouwens persoon te zoeken.
+We maken een form waarbij leden aanspreek personen kunnen voorstellen. De personen die het meest voorkomen in de form vragen we om aanspreek persoon te worden.
+
+## Varia
+### Extra privileges van het bestuur
+We doen veel dingen voor zeus en soms is het handig voor het bestuur om dingen te reserveren zoals Jasper die een toetsenbord gebruikt voor op de introdag. Hannes die vraagt of hij in de kelder mag zitten voor de vergadering.
+Wat zijn de meningen van de leden hierover.
+Jan-Pieter denkt dat het kan overkomen alsof het bestuur een elite clubje is.
+Wanneer er iemand van het bestuur in de kelder is een kleine melding geven zodat leden weten waarom.
+Algemeen: We gaan zo veel mogelijk proberen te communiceren wat we doen en waarom. Maar het is niet erg als het eens word vergeten.
+
+### Algoritme van kers
+Huidige werking:
+Bestuur maakt activiteit
+leden schrijven in
+1 dag voor het evenement start het algoritme en worden berichten verstuurd wie er mag komen
+Dit is niet echt een goed systeem voor mensen die shit te doen hebben en niet willen wachten tot de dag ervoor om iets te kunnen plannen
+Nieuw voorstel van Sammy:
+2 fasen: 
+- voor het algoritme uitgevoerd wordt: iedereen maakt kans volgs zijn vorige aanwezigheden in de kelder
+- na het algoritme is uitgevoerd: indien er nog plaats over zou zijn is het First Come, First Served (FCFS)
+
+3 regels over wanneer het algoritme uitgevoerd moet worden: regel 2 enkel indien dit regel 1 niet breekt, regel 3 enkel indien deze 1 & 2 niet breekt:
+1) Event aangemaakt <1 dag voor de start: onmiddelijk FCFS
+2) minstens 1 dag na het aanmaken van het event
+3) tot 3 dagen voor de start van het event
+
+
+### ZEUS MERGE!!!
+We hebben truien
+We hebben Tshirts maar die mogen leden niet houden.
+We willen mokken, fiest kledij, mondmaskers, sokken, ondergoed en andere dingen.
+Als lid mag je voor komen met 
+
+### USB sticks zijn geflashed
+Thanks Flons
+
+
+## volgende vergadering
+De volgende vergadering is 10 Oktober 19u!
+Dit past voor heel het aanwezig bestuur.