Verslag toegevoegd van vergadering VII

verslagen/20-21/2020-11-03.md

@@ -0,0 +1,294 @@
+# Verslag vergadering VII (nov 03, 2020)
+
+## Aanwezigen
+
+### Bestuur
+
+- Flynn
+- Bobby
+- Mel
+- J
+- Arnhoudt
+- Francis
+- Pieter-Jan
+
+### Leden
+
+- midgard
+- Dubbele Helixiaan
+- Jan-Pieter
+- Nicky
+- nietrobbe
+- blobbe (bauke)
+
+## Goedkeuring verslag & agenda
+
+goedgekeurd
+
+## Financiën
+
+Binnen een week (nov 09, 2020) is er een herverdeling van de subsidies (bij de WVK); alles wat niet op is, kan geclaimd worden door anderen.
+
+848.36 euro goedgekeurd
+745.69 euro ingediend
+
+Best alles al indienen, zodat we geen subsidies kwijt zijn;
+
+Dit is nog nodig om de overige items in te dienen bij de DSA.
+
+- Ticketjes nog nodig (voor alles behalve de kast/rek)
+- Overschijvingen (leden & zeus naar leden)
+- LED's terugbetalen (aan redfast00)
+
+Er zijn vuilzakken gekocht; kans is groot dat we daar geen subsidies voor krijgen (van WVK), maar als er op het einde van het jaar subsidies over zijn bij de DSA, kan het zijn dat we er toch nog geld voor krijgen.
+
+{intermezzo; de frigo is oke, maar er wordt nog gewacht op een update hoger op, dus er komt wss wel ooit eens een frigo :D}
+
+nog in te dienen
+
+- huur kelder
+- logic analyzer
+- leds
+- bakjes
+- UTP-kabel
+- rek
+- Brico
+- Hetzner-facturen
+
+## Flexpo-geld & geld van Stad Gent
+
+??
+
+## Sysadmins
+
+Nieuwe server voor Minecraft (draait) {depressii}, Hannes is hiermee bezig geweest.
+
+Massacantus heeft een mail gestuurd met de vraag hoe ze kunnen betalen, maar de server moet eerst opgezet worden (ssh proxy, etc).
+
+Er wordt een moment ingepland om dit te fixen; overmorgen (nov 05, 2020) in de avond.
+
+### Puntjes vorige week
+
+- G2; Flynn is bezig met de Docker-setup
+- Minecraft; de server is er en Hannes is er mee bezig
+
+## Projecten
+
+De laatste weken is er niet veel gebeurd rond projecten, de focus lag vooral op de LAN-party.
+
+Voor de 12urenloop is er ook nog geen update (abe heeft nog niet kunnen kijken)
+
+g2; Dockersetup is aangehaald
+
+durfdoen is gemaakt door zeus in samenwerking met de GSR. Er is geen actieve development meer vanuit Zeus, maar wel nog vanuit de GSR. Zij hebben een betaalde jobstudent. De repo staat nog bij zeus en wij krijgen daar dan ook meldingen van.
+
+We zouden de repo overdragen naar de GSR, en er een licentie op plaatsen (dit ontbreekt momenteel nog). Moet goedgekeurd worden door 16 mensen.
+
+Oké met een MIT-licentie
+
+- Nicky
+- Arthur
+- Jan-Pieter
+- Jasper
+- Flynn
+- Pieter-Jan
+- Sammy
+- Jonathan
+- Midgard
+
+De rest moet nog nagevraagd worden (Sammy gaat dagelijks pushen).
+
+**Blijft het project open na de overdracht?**
+
+We kunnen herstemmen naar AGPL, zodat het verplicht open moet zijn. Sammy zou het nu als een open-source repo aanmaken.
+
+Met de intentie van open-source en een MIT licentie is het voor ons ok.
+
+Voor de data-invoer zou het gemakkelijk zijn moest het open-source zijn, dan moeten wij geen scrapers etc schrijven.
+
+Sammy zou het reviewen op zich nemen (als medewerker van de GSR). Het zou op de ugent github onder de GSR organisatie. Het zou eventueel op gitlab komen, zodat ook niet ugent studenten kunnen meehelpen.
+
+Silvius schat dat het 3,5 uur zou duren om de vertaalde content op de website te krijgen; maar dit zouden dan problemen worden van de GSR.
+
+## Events
+
+Ugent is op rood (net zoals de rest van het land); pretty much een lockdown voor onze events.
+
+We moeten eens over onze evenementen gaan en kijken wat we nog kunnen doen of er alternatieven zijn.
+
+En eventueel minder (geplande) activiteiten.
+
+Ideeën overlopen om zeus interessant te houden, wat we kunnen doen voor onze leden, niet zozeer evenementen, maar algemene werking.
+
+### geplande events
+
+#### 12-uren-loop codeweek
+
+Was geplaand voor deze week (moest fysiek zijn), we wachten op Arne om er eens naar te kijken.
+
+Zijn code-nights te doen, gezien de huidige situatie; willen we dit zelfs doen?
+
+We wachten nog op een teken van de organisatie, om te horen dat de 12-uren-loop niet doorgaat, in tussentijd moeten we verder doen.
+
+De meeste issues die momenteel openstaan zijn geen kleine issues meer en vooral hardware gerelateerd.
+
+Er wordt eens een code-night gedaan als een soort van update, en opstart voor geïntereseerden. We vragen aan Arne wanneer dit past voor hem. Op deze manier kan iedereen er ook terug inkomen.
+
+Nu kunnen we wel alles veel sneller en korter plannen (geen lokaal reservaties, geen huur, geen facturen die verloren gaan etc).
+
+#### ZeusTP
+
+Is geïnspireerd op HTTPizza, maar via ethernet (lokaal netwerk). Dit is moeilijk nu, met de afstand. Er was oorspronkelijk de mening dat het jammer zou zijn moest het online zijn, want er zou een stuk van het evenement verloren gaan (en veel werk ook).
+
+verplaatst naar apr 1, 2021
+
+#### workshop electronica
+
+Zou nog doorgaan, misschien wat later (voor te bestellen en uitsturen).
+Zo snel mogelijk; maar komt wel in orde; zodat leden zich kunnen inschrijven
+
+#### Cookies & Drinks (als afsluiter voor het semester) 
+
+gepland op: dinsdag 8 december (12de week)
+
+Alleszins al niet fysiek...
+
+We kunnen een speciale code-night doen;
+
+ideeën:
+
+- iedereen met eigen eten & drinken (samen koken? receptjes verspreiden)
+    - pannekoeken
+    - wafels
+    - foto's in de winkel -> foto collage
+- pannekoeken op sturen (met *dure* pakjes)
+- secret santa (via de post?)
+
+### wat met online events?
+
+Is er nog een meerwaarde aan een online talk?
+
+- **NEE** *- mel*
+
+Wat kunnen wel doen:
+
+- Movie night (via discord/mattermost/mail)
+    - Alan Turing movie night
+    - Iedereen moet zelf kijken (voor de auteursrechten)
+    - syncplay
+    - Mozilla hubs
+    - **Projecteren op de boekentoren!**
+    - Iemand moet het uitzoeken (de *hoe* en het *legale*) -> Francis. kijkt hiervoor (door foute dingen te zeggen op mattermost).
+- DnD (Ruben + Robbe)
+
+
+De Remote execution CTF was een groot success vorig semester; willen we zoiets opnieuw doen?
+
+Zelf organiseren (veel werk) <-> meedoen aan een andere (als team).
+
+Het gemakkelijkste zou zijn om mee te doen aan een CTF die georganiseerd wordt door iemand anders; als verschillende teams (een 3-tal).
+
+Is gewoon gedropped omdat het vorig semester een groot success was.
+
+Is zeker iets dat leuk is, een zeer goed past binnen zeus, en ook goed online te doen is, maar is zeer veel werk.
+
+Francis. zal eens kijken eventueel, eventueel dit semester nog anders volgend semester.
+
+### Bedenkingen over online evenementen
+
+We moeten opletten met online evenmenten, dat we niet te veel dingen forceren of dingen maar half af krijgen, met als burn-outs tot gevolg.
+
+Zien de leden code-nights überhaubt zitten? We kunnen dit wel combineren met een avond gezellig samen zitten, dit kan wel tot verwarring leiden met overbevolkte voicechats... 
+
+We moeten eens kijken hoe we mensen online actief en enthousiast krijgen voor projecten.
+
+We moeten opletten met onze "low-effort" events, want er is schrik voor een negatieve feedback loop. Maar soms zijn er events waar veel werk en tijd in kruipt en dan weinig respons op komt, wat demotiverend kan werken.
+
+Dus iets is ook al beter dan niets.
+
+## Zeus-night
+
+We zouden een wekelijkse zeus-night organiseren, een beetje de kelder digitaal hercreeëren. We kunnen daar ook mensen warm maken.
+
+Klein en rustig beginnen met onze online evenementen, en kijken wat de feedback en opkomst is. En dan op te bouwen met wat we geleerd hebben. In het begin zeer breed en zonder voorbereiding te beginnen zoals dat we gewoon in de kelder zouden "toe stuiken". 
+
+Deze Zeus-nights zouden getematiseerd worden naar (mini-)games (bv planetwars -> bots schrijven, etc), ruby-goldberg, en meer.
+
+Dubbele Helixiaan wil wel helpen met deze thema's te organiseren. (is officieel verantwoordelijke gemaakt door Flynn)
+
+We zouden deze week al eens beginnen, als introductie.
+
+Vaste dag? Ja, maar met openheid naar feedback, bv als iedereen een andere dag wilt, eventueel meerdere keren per week, naargelang de wensen van de leden.
+
+De eerste editie wordt gepland op vrijdag (nov 06, 2020). Voor volgende week zien we dan wel.
+
+## Evaluatie van esoterische code-night en LAN-party
+
+### LAN-party
+
+Is goed verlopen, waren veel mensen aanwezig.
+
+Heeft precies beter gewerkt dan de fysieke lan-party; de aanwezigen waren veel zelfstandiger. De chat werd gebruikt om mensen te vinden die eenzelfde game willen spelen.
+
+De stream is de hele avond open gehouden door hannes, maar er waren weinig kijkers... Is handig maar is dit een meerwaarde?
+
+Hannes vond het precies zelf wel leuk.
+
+Stream wordt uitgesteld naar volgende vergadering.
+
+Een algemeen puntje was de communicatie... Maar we konden pas heel laat de evementen vastleggen; het was ook zeer last-minute verandered naar een online event.
+
+De samenwerking met WiNA verliep soms een beetje stroef maar in het algemeen wel ok. Flynn gaat een vergadering van WiNA meevolgen.
+
+Iedereen vondt het super leuk en is vatbaar voor herhaling maar dan binnen Zeus enkel. Minecraft minigames en andere dingen als er interesse is.
+
+Willen we iets georganiseren, of willen we een zeus-night in thema van samen gamen (zonder voorbereiding en organisatie).
+
+Er is een wens voor meer casual ipv georganiseerd.
+
+We blijven bij **LAN-party** ipv WAN-party... (tenzij een betere afkorting gevonden word).
+
+Wordt gepland op nov 20, 2020.
+
+### esoterische code-night
+
+We hebben ons verplaats ipv te verluchten, dit was wel nice (moesten we niet in de kou zitten). 
+
+Er waren 4 à 5 leden aanwezig... (we steken dit op corona)
+
+Inhoudelijk is dit goed gedaan (dank aan francis. & redfast00 voor de issues). De repo liet ook toe om nog extra pull requests te maken, en het was ook leuk om iedereen zijn code te zien.
+
+## Algemeen
+
+We hebben een email gekregen van de GSR, met de vraag dat we de lijst doorsturen (met de quiz); moeten we eerst vinden...
+
+Sturen naar *durfdoen@gentsestudentenraad.be*
+
+## Varia
+
+De vraag naar een *responsible disclosure policy* kwam naar voren; zodat mensen weten welke stappen ze moeten ondernemen als ze een fout ontdekken in onze code/systemen.
+
+Bugs kunnen gewoon via de repo's gemeld worden, maar security problemen niet direct...
+
+Redfast00 was hiermee bezig, en zal het op het gemak afwerken.
+
+- Ruben is aan het eten
+- Midgard heeft een pompoen
+- Nicky wil sponsorend lid worden
+- Bauke vond de LAN super leuk
+- Francis. wou even bevestigen dat de computercraft server (nog steeds) opstaat.
+- Computercraft voor het verstoppen van de mattermost credentials...
+
+## Volgende vergadering
+
+nov 24, 2020 - 19u30 in Jitsi
+
+## TODO
+
+- checken mail discord; if not sturen (met een update & planning voor volgende semester)
+    - even cringe als de rector?
+- Casual dingen/events op de website zetten.
+- Francis. wil rekken dumpen in de kelder... (maar heeft een auto nodig) -> morgen met de auto van Flynn
+- Formulier durfdoen zoeken en doorsturen
+- Antwoorden op de mail van massacantus (voor de betaling en de server)
+- Flynn moet alle sponsorende leden vragen of ze weer sponsorend lid willen zijn. (via announcements/mail?)