drive/verslagen/21-22/2022-02-15.md

# Vergadering 15/02

:::info
Aanwezigheden: Francis, Sammy, Jasper, Maxime, Ruben, Swamp, JP, Charlotte, Arthur Vercruysse
Tijd: 15/02/2022: 20u - 22u30
:::

:::success
Info
:::
:::danger
Belangrijke TODO!
:::
:::warning
TODO
:::


Verslag vorige vergadering (gesloten): https://codimd.zeus.gent/fRpuVvoZQ9ukGLBZKzq3sA?edit#

## Algemeen

- jaarverslag en financieel verslag is ingediend

:::danger
WEBSITE LOOPT ACHTER
:::

## Kelder

:::danger
- [ ] Kelderregels updaten naar de regels vanaf W2 @Francis
:::

## Events

### De Ik Heb Nog Genoeg Tijd Want Het Semester Is Pas Begonnen-Codenight

- Staat niet op fb, hoeft mss ook niet.
- Francis is niet aanwezig
- J, Flynn & Swamp. En Sammy! kunnen komen.

Jasper knikt dat hij kan komen want francis heeft het niet gezien.
Flynn bevestigd. Jasper bevestigd ook nog eens. Francis is gerustgesteld.

:::warning
- [ ] Call opzetten voor de dutskes die niet kunnen afkomen. @Flynn
:::

### Lan der wetenschappen

- Aanwezig: Jasper, Francis, Flynn

Robin gaat het zaalplan doorsturen soonTM. Jitse zit erachter dus komt wel in orde, maar robin is sloom.
Boven moet bekabeld internet komen voor 10 league comps. Francis komt met zijn setup dus dat komt wel goed. Switches hebben we normaal genoeg van onszelf.

:::warning
- [ ] Mail naar DICT om de poorten open te stellen
- [ ] Gaan kijken in S5 hoe we dingen gaan doen
:::

### Google Hashcode

- Aanwezig: Francis, Sammy, Maxime, Swamp
- Hashcode reservatie is gemaakt en verlengd
- Maximum capaciteit?

:::warning
- [ ] Sleutel voor de beamerkast van A3 moeten we bij Katja Dhondt gaan vragen. De madam op het einde van de eerste verdieping in de computerklas. @Sammy <3
- [ ] **Communicatie** Algemeen en specifiek zodat mensen groepen maken
    - [ ] Website. Swamp gaat met Francis keer zien hoe dat werkt.
    - [ ] Mattermost!
- [ ] Uitzoeken wat de maximum capaciteit is @Flynn+Sammy
:::

### DSA Gala avond

W3. Woensdag 2 Maart.

Start om 7u

Hier mogen 4 bestuursleden naartoe komen. Aangezien het meeste van bestuur als DSA is kunnen we wss wel eens bij oud bestuur of oude zakken polsen of iemand wilt gaan.

:::warning
- [ ] Navragen bij oud bestuur wie er de plaatsen wilt innemen. @Francis
    - [ ] Eerst vlug checken of flynn, francis en mel op DSA binnen gaan.
:::

### 12ul codeweek

- We moeten een technisch meetinkje plannen VOOR de codeweek om ons voor te bereiden.
    - Concrete zaken bepalen voor de generale repetitie
        - Waar
        - Hoelaat
            - Het wordt nogaltijd vroeg donker.
        - Hoelang
        - Hoe communicatie
        - Via wat communicatie

:::danger
- [ ] Communicatie!! Extra reclame (vanaf 0, dus voor mensen die geen idee hebben wat 12ul is). DEADLINE: W2
:::

:::warning
- [ ] Navragen of we nog dingen moeten opvolgen naar de organisatie (Bryan) toe.
- [ ] Plannen. Een paar opties naar Robbe doorsturen. Francis stuurt door (in MM) wanneer hij kan en we zoeken iets.
    - 1st Robbe, Francis, Jasper, Flynn
    - 2nd Sammy, Swamp
:::

### 12ul generale repetitie

W4. woensdag 9 maart

3u lang lopen?

Er zijn loop paden. We zijn bezorgd over dat het gras modder wordt. Mss pivoteren naar het niet op het gras doen?
Gaan we dit savonds doen, want het wordt gewoon donker...
Eventueel rond S9, een stuk over het schorspad en dan over steen langs de parking.

:::warning
- [ ] Bepalen wie de lopers verzamelt. Vragen aan Bryan of hij of wij dit doen. @Flynn
- [ ] Decanaat sturen dat we het grasveld en het terein rond en achter S9 willen gebruiken. @Swamp
:::

### 6ul in Brugge

W7. Donderdag 31 Maart

Van 6u savonds tot middernacht.

- Status -> We hebben gezegd dat we iets gaan zeggen.
- We hebben een paar antwoorden op onze vragen
    - opbouw is vanaf de ochtend (8u) de dag zelf
    - afbraak is de dag nadien
        - Er wordt nachtbewaking voorzien door de organisatie
    - Er is nog geen uplink voorzien
    - Er lopen 10 à 15 teams
    - Er is 1 grote tent in het midden waar rond gelopen wordt.
    - 1 rondje is 200-300 meter.
    - We kunnen een veilige droge plek voor de electronica krijgen.
    - Het plein is betegeld!
- We hebben 12ul toestemming om materiaal te gebruiken

Het valt eerder dan 12ul dus is kan een test vormen.
Sammy haalt aan dat we wel moeten weten dat dit 2 volle dagen inneemt en dat mensen dat moeten zien zitten.
Swamp kan veel aanwezig zijn!

Wie wil dit doen! Swamp, Flynn, Francis
Wie wil dit misschien doen! Sammy

Swamp gaat eraan trekken :eyes:. Dus dat komt wel in orde.

:::warning
- [ ] Aan Robbe vragen of hij dit wilt en ziet zitten om te helpen. @Francis
    - [ ] Onze project Maarten ook keer vragen
- [ ] Vragen aan leden van die omgeving of ze willen helpen @Swamp
    - [ ] JP, pietervdvn, tibo , swomp
- [ ] Antwoorden op de mails van 6ul als we een go van Robbe hebben @Francis
    - Zeker zeggen dat ze kapot materiaal moeten vergoeden als ze kapot gaan.
    - Ethernetkabels zijn altijd gone na zo een event en moeten by default dus aangerekend worden
    - Vragen of onze vervoerskosten vergoed kunnen worden
    - Vragen of we daar eten kunnen krijgen tijdens de opbouw, duur en afbraak van het event
    - Document maken met de afspraken en laten tekenen. Dit door IT, 12ul organisatie zelf en de 6ul organisatie. We hebben geen connectie met hun en willen dus wel zeker zijn dat we een correcte afspraak hebben.
:::

### OBUS

Auditorium A3, 14 maart

Is goed vooruit aan het gaan, met de hulp van Thibault :)

- DSA is ingediend
- Auditorium is aangevraagd (S9 A3)

Zou nice zijn als meer bestuur op voorhand een idee heeft hoe dingen werken. Dus die moeten keer langskomen in de kelder en een module maken.

Jasper denkt dat hij materiaal kan hebben voor een stuk van 10-15 groepen :o

Handleiding setup is done! Tis schrijven in markdown met een conversie naar Latex dus je kunt ook Latex gebruiken. Het simpele schrijven van Markdown en kracht van Latex zonder de shit van Latex. Er is ook al CI voor en dingen zijn nice.

:::warning
- [ ] Communicatie!
    - [ ] site
    - [ ] mail
    - [ ] facebook
    - [ ] voor/na een les
:::

### LUSTRUM

W5. zaterdag-zondag 19-20 maart

We doen een planningsessie met het bestuur en mogelijks leden. vrijdag 25/02. Das voor Felix zijn verdediging.

Er zijn al Nerf darts bestelt :eyes:

Nu nog guns! :gun: :gun:

- Inschrijflink om toch iets te kunnen inschatten van aankoophoeveelheden
- Slapen in de Thermi.
    - Is moeilijk, er moet een uitzondering voor aangevraagd worden.
    - Nico geeft aan dat het in context van een lan party meer mogelijkheid heeft om goedgekeurd te worden.
    - Keer nadenken hoe we dit verwoorden
    - Inkleden dat mensen ns kunnen slapen omdat de activiteiten zo lang duren, maar gaan slapen is geen deel van het gebeuren.
- qua bestuur. Heel de tijd alert zijn gaat een issue zijn.

:::danger
Meer communicatie
:::

:::warning
- Gandalf maken voor de verschillende delen? Bijv. apart voor het receptie deel etc.
:::


### Satellite sculpture event?

Is een hardware projectje waar je een mini sattelietje maakt.

- aankoop onderdelen ~15 euro per stuk (via UGent om douane van digikey te vermijden?)
    - Is naar nico gestuurt en we zijn aan het zien wat daar volgt
- Inkom vragen? hoeveel? Conflicteert dat met aankoop via subsidies?
    - iets kleins vragen lijkt ons een goed idee. bijv. 3 of 5€ dus we subsidieren nogaltijd een stuk ervan maar mensen komen niet af gewoon om dat te krijgen voor niets.
- wanneer?
    - We zoeken een datum. Alles voor de paasvakantie is vrij druk.
    - W10. Dinsdag 3 Mei
- materiaal nodig: soldeerbouten, soldeer
- mensen vragen bouten mee te nemen

We willen hier wss met inschrijvingen werken. Willen we aankopen naar verhouding van de inschrijvingen of gewoon kopen en zien.

We kijken naar wat voor hassle bestellen via de UGent is. Als het makkelijk is bestellen we er eerst een normale hoeveelheid. Bijv. 10-15 en naargelang de inschrijvingen bestellen we bij. Als het moeilijk is te bestellen via de ugent dan kunnen we een limiet stellen en gewoon naargelang daarvan bestellen.


## Sysadmin

- Info bord voor de wina. We kunnen daar stuf op zetten, das een afbeelding en das lastig. Ze willen ook wel een api gebruiken en we (Niko) zijn aan het zien hoe we een endpoint op de site kunnen steken die een afbeelding geven van de events.

:::warning
- [ ] De infobord modificatie in de site afwerken en communiceren naar de wina
:::

## Penning

Soldeerbout is kapot. Er mag een nieuwe gekocht worden, Jasper geeft dat door wat we nodig hebben. Sammy zegt dat we er geld naar kunnen gooien. Sammy besteld whatever dat Jasper post maar misschien niet boven de €200.

penning is up to date enzo. Alles staat online op de penning repo. We hebben 2000€ moneys!!! Dus we kunnen nice lustrum dingen doen :3


:::warning
SCRIPTJES! :o
:::

## Varia

- WiNA studie DERP/Zeus
    - WiNA heeft een studiepagina op hun site en die is nieuw. We willen zien of we het Zeus logo erbij willen tjoepen.
    - https://studie.wina-gent.be/vakken/
    - DERP wordt gelinkt in de vakken die dat hebben.
- Sammy moet speech bedenken voor gala avond maar op het lustrum event moet Francis er een geven!!! Francis gaat dit doen nadat hij alle cava heeft opgezopen
- Andy heeft naar het bestuur gemailed wat eigelijk naar Felix moest zijn. Francis gaat dit doorsturen naar Felix.
- Roadtrip naar duitsland voor Mate
    - JP offert al om te rijden
    - Francis wilt ook rijden
    - 26-27 feb? Rijden heen, slapen, rijden terug?
    - Kunnen we deze bakken achteraf terug meegeven aan de mate man? 2 keer rijden is mss wat veel?
- Mate bestellen met leden
    - Op voorhand betalen
    - Ophalen de week na levering
    - Geld kwijt hierna? Mate uit die bakken voor halve prijs?
- We kunnen mss een stack bakken in onze nieuwe storage ruimte steken
- Iets hebben dat leden vergaderingen in hun kalender kunnen hebben.
    - De huidige agenda gewoon read-only delen met leden?
    - Met de notice dat het een werk document is en dat officiele stuff via Mattermost/de site of mail gaat.
    - Stuff met een vraagteken ligt bijv. niet vast.
    - https://calendar.google.com/calendar/u/1?cid=ZG01OWlqYmlzbWNzZWl0YWJxZTExbTVpazhAZ3JvdXAuY2FsZW5kYXIuZ29vZ2xlLmNvbQ
    - HOE DOE
        - Als je het op 'Private' zet dan kunnen externen niet de details zien
            - Als het dan op 'Busy' staat dan zien ze ons als busy
            - Als het dan op 'Free' staat dan komt het totaal niet in de agenda van externen
        - Voor de rest kunnen externen nu alles volgen

:::warning
- [ ] Bespreken of we het Zeus logo/naam willen hebben op de wina studie.
    - Flynn vind het oke als de naam een link is naar onze site
    - Flynn vind de volgorde van logo's en opleidingen niet logisch. Be consistent, please.
- [x] Axxes ? Geen energie of tijd om dit te fixen.
    - Sammy stuurt of ze eventueel google hashcode pizza willen sponseren.
:::

## Volgende vergadering

W4. Dinsdag 8 Maart. In de kelder.

:::warning
- [ ] In mattermost posten en mailtje sturen. Eventueel ook met link naar google agenda voor de geintereseerden.
:::

## Misc

- Op tijd komen op vergaderingen @Flynn
- Zorgen dat u corona buddy niet eten in de over steekt net als je zelf dat ook wilt doen waardoor je moet wachten en te laat pas kunt eten.
- zorg dat je genoeg excuses hebt als je te laat komt
- always