drive/docs/verslagen/20-21/2020-07-05.md

# Bestuursvergadering 1

Datum: 5 juli 2020
Locatie: Bij Robbe thuis

Voorzitter: Maxime
Vice: Sammy
Penning: Pieter-Jan
Project: Hannes en Arnhoudt
Sysadmin: Francis en Jasper
Leden: Arne, Robbe, Yasmine, Arthur

Verslag: Robbe

## Agenda

### Kelder

#### Mogelijke heropening

- We gaan elkaar lang niet meer zien, dus willen we nu afspreken wat er gaat gebeuren met de kelder
- De kelder gaat 13 juli normaal open, dit mag doorgecommuniceerd worden.
    - Van ons konvent hebben we nog niets gehoord, maar gelukkig zit Zeus overal en weten we het toch
- Er gaan wel regels opgelegd worden
  - Een maximaal aantal mensen (ong 4)
    - Iedereen moet geregistreerd worden
      - We werken met een sheet waar er minstens een bestuurslid aanwezig moet zijn
	- Daarna kunnen Zeusleden reserveren om er bij te gaan
      - Slotmachien niet aan, enkel mensen met sleutel mogen binnen
    - Aantal moet nagevraagd worden
  - Mondmaskers zijn niet per se nodig, ontsmetting en zo wel
    - Die dingen kunnen we gaan halen bij de vakgroep
- Eigenlijk enkel open voor de essentiele werking van de vereniging
  - We gaan het proberen doorvoeren dat codenights "essentieel" zijn
  - We gaan ook wel zorgen dat de juiste mensen akkoord zijn en geen zotte beslissingen gemaakt worden
  - We zijn ook bezorgd dat Zeus verder stil gaat vallen als er ook deze zomer niets gedaan wordt aan de projecten
- Aangezien het bestuur een "voordeel" heeft op reservaties
    - We gaan de bestuursleden die er niet zitten "in functie" ook gelijk behandelen als de leden
- Google sheets gebruiken we liever niet
    - We hebben iets nodig dat ook iets gelijkaardig kan, wat op zich niet veel is
    - HackMD is een idee
- Voor we beginnen moeten we meer info hebben van de permanentie
    - Daarvoor kunnen we niets communiceren
    - Als we die hebben kunnen we beginnen opstellen
    - Arnhoudt wil hiervoor mailen
- Leslokalen reserveren is in pricipe mogelijk als er een bestuurslid aanwezig is
    - Dit is nog niet zeker, we moeten eerst weten wat mag van de permanentie

#### Bijkomende vragen

- Wat als we een race krijgen?
    - Limieten op hoe vaak/hoe snel mensen mogen reserveren
    - Voorrang aan mensen die aan projecten werken
    - Gaat voor een stuk handmatig moeten bij conflict
    - Jasper ziet het wel zitten om dat op te volgen
- Wat als er last minute iemand bij komt?
    - Mag niet want we moeten dat aan de permanentie doorgeven
    - We moeten hier strikt in zijn

#### Materiaal in de kelder

- Wat doen we met het materiaal van de kelder dat waarschijnlijk weg mag?
    - Eerst alles teruggeven aan de eigenaar
    - De rest weggeven (verkopen?)
    - Classificatie maken van dingen die van de UGent zijn en vragen wat we daarmee doen
    - Ook nog eens aan het bestuur laten passeren voor we dingen wegdoen of weggeven
    - Dan foto's doorgeven aan leden zodat mensen hun eigen dingen kunnen terugvragen
    - Pieter-Jan wil een inventaris en status bijhouden
    - Communiceren via mail etc en niet alleen Mattermost

### Financiën

- Pieter-Jan en Timo moeten eens samen zitten om dingen over te dragen
    - Andere mensen zouden er ook bij kunnen zijn (Yasmine, Robbe, Jasper, Sammy, ...)
- De bankkaarten worden nu doorgegeven zodat Pieter-Jan en Maxime al dingen kunnen doen, zij het op Robbe en Timo hun naam

### Sysadmin

- Massacantus wil een server
    - We kregen de vorige keer een bak bier en 50 euro
    - Francis is niets met bier, dus willen we ook Ice-Tea

### Varia

- Sammy komt met het idee om icoontjes te gebruiken om mails te checken in Mattermost
     - :heavy_check_mark: Voor mails die nagelezen zijn
     - :email: Voor mails die verstuurd zijn
- Mail van Dawyndt
    - Er gaat een reservatieding moeten zijn en de vraag was of Zeus daarbij betrokken wilde worden
    - Vooral de tijd gaat een probleem zijn, om dat voor het begin van het academiejaar af te krijgen is moeilijk
      - Daarnaast hebben we nu al moeite met onze eigen projecten in gang te houden
    - Integratie in Hydra is ook een optie
    - Het zou wel iets zijn dat we bij Zeus voor de kelder ook zouden kunnen gebruiken
    - We willen ook niet echt verantwoordelijkheid daarover
    - Niet afketsen, we zijn geinteresseerd maar de prioriteit nu ligt bij Zeus
    - Vraag ook om het open-source te maken, dan gaan er waarschijnlijk wel leden bijdragen
    - Arnhoudt gaat mailen
- Chatplatform voor Informatica
    - Verder bespreken volgende vergadering
    - Als het dringender blijkt kunnen we op mattermost beslissen
    - We hebben wel nood aan bescherming van dingen als plagiaat, overdreven dingen, ...
    - Wie krijgt moderatierechten?
    - Ze willen het van studenten laten komen, vandaar de vraag aan Zeus

### Random niet-serieuze shit

- Massacantus
  - In plaats van bier iemand die naar de massacantus kan gaan
    - Jasper vraagt hoeveel een ticket kost
    - Sammy zegt dat niet iedereen kan een ticket kopen, je moet gedoopt zijn ofzo en dan is het 18 euro
    - Stiekem is massacantus een Zeusproject in wording
    - Sammy en Jasper vonden het leuk volgend jaar
    - Wat vragen we daarvoor? Flynn zegt 500 euro maar ook dat de vergadering nog niet geopend is.
 - Zeus is officieel gedaan nu lol, niemand was tegen :f: 
    - We moeten een goed doel kiezen
    - Flynn stelt zijn spaarrekening voor, wordt niet tegengestemd.
    - De boot is ook een optie
 - Flynn kan tellen want 5 + 8 = 13
 - Zeus BBQ bij Flynn in augustus (?)
 - Flynn breekt de lamp in de veranda van Robbe af
 - Flynn dreigt Francis door het raam te gooien
 - Iedereen moet nog eens vechten met Flynn voor stemrecht
     - Sammy gaat Flynn uit de boot in het water YEETen
 - We gaan onze mails outsourcen aan de zus van Flynn die ze deftig maakt voor 1 euro
     - Automatic mail writer is ook een optie met NLP en AI en BLOCKCHAIN en al
 - Flynn kan goed een vergadering leiden