drive/activiteiten/Knowledge Transfers/Draaiboek activiteiten.md
2019-02-11 12:33:17 +01:00

6.1 KiB

Talk / Les

  • (T - 6 weken) Spreker regelen

  • (T - 3 weken) Lokaal reserveren

    • Goedkeuring reservatie doorsturen naar Katia
  • (T - 12 dagen) Poster ontwerpen

  • (T - 9 dagen) Poster laten afdrukken en ophalen

  • (T - 9 dagen) Blogpost schrijven

  • (T - 1 week) Posters ophangen (Sterre + Plateau)

  • (T - 1 week) Facebook-event aanmaken + mensen inviten

  • (T - 1 week) Aankondigen op Hootsuite

  • (T - 1 week) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)

  • (T - 1 week) Aankondigen op facebookgroepen van de verschillende

    jaren

  • (begin van de week) Aankondigen in lessen

  • (T - 1 dag) Attentie spreker kopen

  • (T, vóór 16u) Sleutel ophalen

Introductiedag

  • (T - 2.5 weken) Activiteit in de kelder bedenken

  • (T - 2 dagen) Presentatie ontwerpen en voorbereiden

  • (T - 1 dag) Pijlen afdrukken en ophangen

  • (T) Presentatie geven

  • (T) Mensen aanspreken en naar kelder lokken

Hydra-standje op Student Kick-Off

  • (T - 4 weken) Inschrijven op SKO-site

  • (T - 11 dagen) Flyers ontwerpen

  • (T - 7 dagen) Flyers laten afdrukken

  • (T - 7 dagen) Poster(s) ontwerpen

  • (T - 2 dagen) Flyers ophalen

  • (T - 2 dagen) Poster(s) afdrukken en ophalen

  • (T) Banner halen van Therminal

  • (T) Banner zetten, poster hangen, flyers klaarzetten, mensen aanspreken,

    flyers uitdelen

  • (T) Ook meedoen: e-ticket, touw, plakband, verdeeldoos, pc's, prijzen

  • (T) Loting houden

LAN-party

  • (juni) Lokaal (liefst podiumzaal, trechterzaal is ook goed) +

    drankenstock Therminal reserveren, vanaf 11u

  • (juni) Apparatuur (2 projectoren) Therminal reserveren. Aanvragen

    via mail: projectorscherm + frigo + extra stoelen/tafels

  • (T - 30 dagen) Sponsors zoeken

  • (T - 30 dagen) Poster ontwerpen

  • (T - 21 dagen) DICT vragen om thermwan + game-poorten beschikbaar te

    maken

  • (T - 21 dagen) Deal voor eten tijdens LAN zoeken

  • (T - 20 dagen) Poster laten afdrukken en ophalen

  • (T - 20 dagen) Inschrijvingsformulier en andere LAN-pagina's online

    zetten

  • (T - 18 dagen) Posters ophangen (Sterre + Plateau)

  • (T - 18 dagen) Blogpost schrijven

  • (T - 18 dagen) Facebook-event aanmaken + mensen inviten

  • (T - 18 dagen) Aankondigen op Hootsuite

  • (T - 18 dagen) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)

  • (T - 18 dagen) Aankondigen op facebookgroepen van de verschillende

    jaren

  • (T - 2 weken) Spelletjes & competities vastleggen

  • (T - 2 weken) Evenementenbadge aanvragen bij DSA

  • (T - 2 weken) Router maken (Liefst Token)

  • (T - 2 weken) Dedicated gameserver maken met LGSM (Bv. Tweek)

    • Naar huis meedoen omdat het niet getest kan worden binnen

      UGentNet

  • (T - 2 weken) Zorg voor zitzakken voor couchgaminghoekje

  • (T - 2 weken) Zorg dat verwarming Therminal in orde is

  • (T - 2 weken) Denk na over zaalplan

  • (T - 2 weken) Zorg voor FTP-server met warez +

    installatie-instructies

  • (T - 2 weken) Zorg voor IRC-server voor LFG

  • (T - 2 weken) Zorg voor prijzen (als de sponsors niets geven)

  • (T - 2 weken) Zorg voor 4 beamers

  • (T - 9 dagen) Token stresstesten

  • (T - 1 week) Checklist maken van wat meemoet vanuit de kelder

  • (T - 1 week) Zaalplan opstellen

  • (T - 1 week) Bepaal wat er moet gezegd worden bij inkom

    • Inschrijvingsgeld vragen

    • Zeg welke competities er gespeeld zullen worden

    • Zeg wat van eten er zal zijn en wanneer er zal besteld worden

    • Gratis drankbonnetjes of drankje geven

    • IP-adres van FTP- en IRC-server meegeven en quick guide om te

      verbinden

    • Vriendelijk vragen om niet te torrenten

  • (T - 1 week) Zorg voor voldoende verlengkabels en stekkerdozen

  • (T - 1 week) Schema maken van wie (+auto?) wanneer (opbouw/afbraak)

    aanwezig is

  • (T - 1 week) Competitievoorbereidingen af (custom maps e.d.)

  • (T - 1 week) Herinneringsmail naar ingeschrevenen (praktische shit,

    gekozen compo's)

  • (T - 1 week) Van Token een router maken

  • (begin van de week) Aankondigen in lessen

  • (T - 1 dag) Mensen aanmanen om geen sushi te gaan eten

  • (T) Drank op tijd in frigo steken

  • (T) Bestel 3x eten (18u, 21u, 0u)

Truien

  • Bestelformulier maken en online plaatsen

  • Blogpost schrijven

  • Aankondigen op Hootsuite

  • Aankondigen op mailinglijsten

  • Reminder op social media

  • Korting navragen bij Unigear

  • Bestellen via Unigear

FOSDEM

  • (T - 5 weken) Vervoer regelen

  • (T - 1 week) Inschrijvingsformulier maken

  • (T - 1 week) Blogpost schrijven

  • (T - 1 week) Facebook-event aanmaken + mensen inviten

  • (T - 1 week) Aankondigen op Hootsuite

  • (T - 1 week) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)

  • (T - 1 week) Aankondigen op facebookgroepen van de verschillende

    jaren

  • (begin van de week) Aankondigen in lessen

VPW

  • (T - 5 weken) Vervoer regelen

  • (T - 3 weken / week vóór inschrijfdeadline) Posters van VPW zelf

    ophangen

  • (T - 3 weken / ...) Inschrijvingsformulier maken

  • (T - 3 weken / ...) Blogpost schrijven

  • (T - 3 weken / ...) Facebook-event aanmaken + mensen inviten

  • (T - 3 weken / ...) Aankondigen op Hootsuite (samen met

    voorbereidingswedstrijd)

  • (T - 3 weken / ...) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)

  • (T - 3 weken / ...) Aankondigen op facebookgroepen van de

    verschillende jaren

  • (T - 3 weken / ...) Aankondigen in lessen

VPW-voorbereidingswedstrijd

  • (T - 3 weken) Lokaal reserveren

    • Goedkeuring reservatie doorsturen naar Katia
  • (T - 2 weken) Oefeningen opstellen

  • (T - 1 week) Prijs/Prijzen kopen

  • (T - 1 week) Blogpost schrijven

  • (T - 1 week) Facebook-event aanmaken + mensen inviten

  • (T - 1 week) Aankondigen op Hootsuite (samen met VPW-reclame zelf)

  • (T - 1 week) Aankondigen via mailinglijsten (Zeus + Cicero)

  • (T - 1 week) Aankondigen op facebookgroepen van de verschillende

    jaren

  • (begin van de week) Aankondigen in lessen

  • (T, vóór 16u) Sleutel ophalen