zeus.ugent.be/content/about/verslagen/17-18/2018-04-19.md

% Bestuursvergadering 5
% Isaura Claeys
% 20/04/2018 - 16:00

# Bestuursvergadering 5

_Datum: 19/04/2018 - 16:00_
_Status: Gesloten_

**Timetable:**

| Start | Duur | Onderwerp    |
| ----- | ---- | ------------ |
| 16:00 | '10  | Intro        |
| 16:10 | '5   | Financiën    |
| 16:15 | '5   | Sysadmin     |
| 16:20 | '5   | Projecten    |
| 16:25 | '20  | Events       |
| 16:45 | '15  | Pauze        |
| 17:00 | '20  | Ereleden     |
| 17:20 | '20  | Verkiezingen |
| 17:40 | '20  | Partnerships |
| 18:00 | ...  | Trivia, ...  |


## 0. Verslagen workflow

Gebruik van hackmd.io: collaboratief verslagen schrijven in markdown. :white_check_mark:

- Goedkeuringen door middel van 'reviews' op PR's
- Verslag op de site: officiëler en permanenter
- Hopelijk een verbetering in de kwaliteit van verslagen tot gevolg
- We vereisen dat elk bestuurslid het verslag goedkeurt op de PR

## 1. Verslag vorige vergadering

[Bestuursvergadering 4](https://drive.google.com/open?id=1l2LuBNQlMPtEKhjJ7ahJC3MRpc3l5fC9H2X7cvaCWQ4) :white_check_mark:

## 2. Financiën

### Status

€1100 + €200 ongeveer aan subsidies, wat vrij degelijk is voor Zeus.

### Kosten 12UL in samenwerking met WVK

Geld **tent**: €475 over 3 verenigingen, €120 per vereniging, mits korting €110 euro per vereniging. De **Espressobins**: €360 in totaal.

*Note: na het event eens evalueren of we dit willen doen volgend jaar, is het de financiële nood waard?*


## 3. Sysadmin

### Jasper als sysadmin-in-training

Jasper heeft sysadmin opleiding intro gekregen om de volgende sysadmin te worden.

### Nieuwe VM

We gaan een nieuwe VM aanvragen voor studentenverenigingen sites die niet bij DSA kunnen. Deze zijn oa Ceneka, macht, cursuscruisen, stuw, ... Zit ook vol met PHP code, wat vaak vulnerable is. Lorin gaat dit regelen.

### Nieuwe domeinnaam:

We gaan zeus.gent kopen en als default gebruiken. Dit kost wat meer geld per jaar, maar is subsidieerbaar. Oogt ook mooier dan zeuswpi.org. Hiervoor moeten we alle applicaties checken voor harcoded locations.

Testrun van site moven (zeus.ugent.be/xxx naar zeuswpi.org/xxx) lukt.

## 4. Projecten updates

### MOZAIC

Er is veel netwerkcode, maar nog geen nieuwe release, komt wel soonish. Wout en Timo gaan voor het vak Datavisualisatie een visualisatie maken voor matchanalyse.

Op donderdag 26 april is een tinkersessie gepland. Daar zorgen we dat de code werkt. We maken een fb event en een zeus site event, en we sturen een mail. **Rien** maakt de reservatie, en **Wout** en **Ilion** doen de mail en eventpost. Ze kijken ook of er Intel sponsorgeld kan gebruikt worden.

## 5. Activiteiten

### Evaluatie

#### Hashcode

We moeten duidelijker communiceren dat we geen eten fixen, of gewoon en masse pizza's bestellen. Dit moeten we op voorhand beslissen. We beslissen ook best wie de verantwoordelijkheid neemt op het event, aangezien veel bestuursleden willen meedoen. Idee: Een bestuursteam kan zo wel handig worden.

#### VPW

We waren Jonathan ter plekke vergeten doordat hij nog wachtte op potentieel andere mensen die meereden. Voor de rest ging het vlot. We moeten op voorhand afspreken wie verantwoordelijk is.

#### Lasershoot

Ging goed, maar we moeten op voorhand meer informatie geven. De opties geven we ook beter op voorhand. Er moet ook meer structuur zijn.

#### Bottlebats intro-event

Was al bij al een succes, maar kon beter georganiseerd zijn. Concept is oke, maar bleef vrij wild en los. Er moet meer documentatie voorzien worden, en het is te veel werk voor te weinig man. Dit gaat een issue blijven.

We geven ook best een demo van een bot te schrijven.

#### Delaware talk

Ging niet door en hier was weinig over gecommuniceerd. Er was een talk-moeheid van iedereen (bestuur en ook attendees) doordat er te veel talks waren dit semester. Er moet meer communicatie zijn tussen Zeus en delaware, en ook meer communicatie mbt promo. Wout had meer begeleiding kunnen geven aan Laurens.

Het was ook een event na de paasvakantie, waardoor er vroeg genoeg met promo moest begonnen worden.

We zouden volgend jaar de Tech talkz niet meer doen.


### Toekomstige events:

#### 12Urenloop

Gyrids zijn gefixed. We zoeken naar de chips, maar worden niet gevonden. Op vrijdag 20 april zou alles af moeten zijn.

Op het evenement zelf gaan er nog mensen nodig zijn om te tellen, en sowieso gaan er mensen nodig zijn om mee te helpen. Iedereen is hierbij welkom.

#### Lightning Talks

Alles is geregeld. We steken €50-€100 in de receptie, wat met het ereleden budget kan. Voor de sprekersbedanking gaat Timo kijken naar de maximale prijs zodat dit gesubsidieerd kan worden.

#### Cybersecurity workshop/CTF/…

Geagendeerd maar niet besproken (te laat in het jaar om dit nog te organiseren, mogelijks event voor volgend jaar)

#### Zeus verkiezingen

We organiseren het op 8 mei 18:00, wat samenvalt met de WiNA shotjesavond! We gaan eten in O'Leary's, maar hier is nog geen beslissing over geveld. We zullen dit bespreken met de leden en daarna tot een beslissing komen.

We sturen zo snel mogelijk een mail (ging gebeuren 19 april). Ook zetten we de kandidatuurform online.


## 6. Discussiepunten

- Werkgroep sponsorships & ereleden: [verslag](https://hackmd.io/yVLl1eV2SLqVNTtern6F3Q)
    -   Sponsorships
    -   Ereleden
        -   Steunend-lid statuut invoeren: afgestudeerde mensen kunnen nog steeds Zeus steunen via vrije bijdrage, en dan worden die leden op de site vermeld. Vermelding op de site vindt plaats vanaf 10 euro?. Daarnaast hebben we dan ereleden, waarvoor we geen geld meer vragen. Poll voor heel Zeus om mensen te selecteren die erelidwaardig zijn, alsook met motivatie. Deze poll is geen finale beslissing. Bestuur beslist dan op basis daar van, ook op basis van een stemming. Geen extra voordeel buiten de erkenning en een poster. Geen burgeravond. Dus ereleden en sponsors splitsen. Op het einde van het academiejaar ereleden beslissen. Poster + foto op de site.
        -   Alumniwerking
            -   Alumni-event (receptie of alumni-codenight) voor alle sponsors en ereleden (eventueel ereleden).
        -   Huidige ereleden: mail sturen. Ereleden kunnen storten tot aan de bestuursverkiezingen.
- Bestuursfuncties '18-'19
  Momenteel is mogelijk:
    - **Voorzitter (verplicht)**
      Het hoofd van het bestuur. Hakt knopen door bij moeilijke beslissingen en zorgt voor een vloeiende werking van het bestuur
    - **Penning (verplicht)**
      De penningmeester houdt alle financiële zaken bij van de organisatie.
      Deze functie is ook verplicht door de DSA, en kan misschien gecombineerd worden met secretaris, wegens het ook een administratieve taak is.
    - **Secretaris**
      De secretaris onderhoudt de administratie van het bestuur en schrijft de verslagen van de bestuursvergaderingen. Ook reserveert de secretaris de evenementen van Zeus en noteert ze in het DSA-controlepaneel. Deze taak kan door PR opgenomen worden.
    - **Project**
      De projectverantwoordelijke verzorgt de projecten in Zeus en zorgt voor een goede vooruitgang. Ook zorgt de projectverantwoordelijke voor de definitie van een goed development proces en onderhoudt de repos
    - **Sysadmin**
      De sysadmin verzorgt de servers, zij het lokaal, zij het in de cloud. Deze moeten altijd up to date gehouden worden zodat er geen security issues op kunnen komen.
    - **PR**
      De PR verantwoordelijke zorgt voor blogposts, communicatie met externen en onze social media. De PR zal dus ook foto's en dergelijke online zetten en het engagement met niet-Zeusleden verhogen
    - **HR**
      SHFEERBEHEER. Zorgt voor de algemene sfeer in de kelder en ledenwerking. Probeert actief leden aan te werven. Kennisoverdracht tussen events enzovoorts.

  Bestuursfuncties die we niet inrichten:
    - **Vicevoorzitter (verplicht)**
      Right hand (wo)man van de voorzitter. Wordt commander-in-chief indien de voorzitter niet beschikbaar is.
      Deze functie is verplicht door DSA, maar in de realiteit is de vice gewoon secretaris met een fancy titel. In principe kan eender welk bestuurslid de vicevoorzitter zijn, ongeacht hun feitelijke rol.
      Het voorstel is om deze rol intern aan te duiden onder de verkozen bestuursleden.
    - **Event**
      In plaats van één persoon constant te 'belasten' met het organiseren van alle events zouden we blijven bij de formule van dit jaar: nl. events in het begin van het semester te bespreken en een verantwoordelijke per event aan te duiden.

    Discussie
  - HR samenvoegen met Vice + Vice beter omschrijven
  - De functie van projectverantwoordelijke: heeft een voortrekkersrol, waar een niet verwaarloosbare werkdruk komt bij kijken. Er wordt opgemerkt dat deze functie liefst door meerdere personen wordt ingekleed.


## 7. Trivia

### Evaluatie vleor

VLEOR (Dit is Zeusiaans voor: "De vloer ligt er en we zijn blij")

### Blogpost ideeën/evaluatie

We kunnen blogpost maken over:

- bottlebats
- update april
- Datavisualisatie project Isaura, Elo en Lorin. Deze zouden visualisaties bevatten van Haldis, Tab, Tap, Zeus events, ...

We zijn in ieder geval content over de recente stroom van blogposts.

### Engagement bestuursleden.

Is besproken geweest op de vergadering. Deze kon in sommige gevallen beter.

### Opmerkingen Lorin over Linux Install Party volgend jaar

Volgend jaar gaat dit huge zijn, dus meer organisatie (splitsen in 2 avonden bijvoorbeeld).

## 8. Vrij moment

## Todo's: