Summary

De Vlaamse Programmeerwedstrijd is een een competitie gehost door externen die jaarlijks op een andere locatie doorgaat, er zijn competities voor middelbare scholieren helemaal tot masters en afgestudeerden. Wij regelen vervoer (met de bus) richting de wedstrijd.

Tasklist

D*e betaling van het busvervoer regelen met de TWIST of ELIS

(wisselt jaarlijks).*
De bus reserveren
Inschrijvingsformulier/gandalf event maken
Promo voeren
- Mail naar Cicero/Dawyndt/hogeschool/leden
- Facebookpost
- Ledenmail
Inschrijvingen afdrukken voor controle
Zien dat er genoeg bestuur/zeusleden mee is

Specifieke taken

Busvervoer wordt afwisselend betaald door de vakgroepen TWIST (VPW in even jaar, contact: [https://www.ugent.be/we/twist/nl/contact/@@departments?ugentid=WE02]{.underline}) en ELIS (VPW in oneven jaar, contact: [https://www.elis.ugent.be/nl/node/3769]{.underline}). Bijvoorbeeld de bus in maart 2018 wordt liefst betaald door TWIST.

Zeus regelt wel nog altijd de bus (factuur wordt doorgestuurd).

December

Als de website geupdate is (plaats & datum van de VPW zijn beschikbaar, ook wanneer inschrijvingen gaan openen).

Mail sturen naar vakgroepvoorzitter ELIS of TWIST (zie hierboven) om

te vragen of zij dit jaar bereid zijn de bus te betalen.
- Indien ja: mailen naar busmaatschappij.
Inschrijvingsformulier maken voor de bus

([http://events.fkgent.be]{.underline} of [http://events.ugent.be]{.underline})
- Email, naam, GSM-nummer (voor moment zelf)
- Vragen om een kwartier voor vertrek aanwezig te zijn.
- Voorbeeld:
- {width="5.085156386701662in"
  
  height="2.5156255468066493in"}

Januari

Wanneer de inschrijvingen (van de VPW zelf) open zijn:

Ledenmail sturen om mensen op te trommelen
Bestuur porren om zich in te schrijven
Nog eens herinneren aan de bus
Promo voeren
- Mailen naar Peter Dawyndt/Cicero/... om te vragen de info te
  
  verspreiden
- Mail sturen naar HoGent toegepaste informatica
  
  ([Angeline.VanAchter@hogent.be]{.underline}) dat wij terug een bus hebben geregeld en dat zij mee mogen.

Maart

Voor de VWP zelf

Herinneringsmail (week op voorhand) naar de passagiers sturen,

vragen om vroeg aanwezig te zijn. Duidelijk uur + plaats vermelden.
Passagierslijst afdrukken, mét telefoonnummer (iemand bellen indien

te laat)/

Event verloop

Opmerkingen editie X

Opmerking voor een specifieke editie die als feedback gebruikt kunnen worden. Onder andere te tegengekomen problemen vinden hier een plaats, alsook de zaken die succes hadden, of alles dat niet verliep zoals verwacht.

Suggesties editie X+1

*De verbetering die kunnen gebeuren aan het event, zodat de volgende editie minstens even goed verloopt. Dit is kan ook persoonlijke inbreng zijn in verband met de richting in dewelke dit event zou moeten pivoteren. *

Resources

Een collectie middelen die relevant zullen zijn voor volgende edities, en/of als begeleiding kunnen fungeren. Voorbeelden zijn:

Mail-adressen
Mails
Promotiemateriaal (flyers, posters, etc...)
Facebook- en gandalf-events
Bestelformulier
Planning-documenten
Namen
Locaties
Bedrijven
Sites
etc...

Google form 2016:

[https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeEoc50HLexjJjAlhZ3oqd7_XYDHxX_7kUObS5-6Bu4j_jf_g/viewform?c=0&w=1]{.underline}
Gandalf-event 2017:

[https://event.fkgent.be/events/141]{.underline}

4 KiB Raw Blame History